STREFA WIEDZY KSIĘGOWEJ

Powtarzające się ostatnio coraz częściej pytania o konieczności zgłaszania dochodów uzyskiwanych poza granicami UK oraz „złote rady znawców tematu” skłoniły nas do przedstawienia kilku wyjaśnień.

Co podlega obowiązkowi zgłoszenia a w konsekwencji czasem także i opodatkowaniu w UK:
– dochody z pracy (prowadzenie działaności np. wynajem, zatrudnienie, umowy o dzieło itp.)
– emerytury
– dochody z inwestycji (dywidendy, odsetki, nieruchomości itp.)

Zgodnie z obowiązującym prawem, dochody zagraniczne należy zgłosić i rozliczyć – najczęściej w rocznym rozliczeniu podatkowym self-assessment.
Wielokrotnie spotykaliśmy się z opiniami, iż zgłoszenie ich wiąże się ze stratą pieniędzy bo przecież tutejszy Urząd Skarbowy (HMRC) się o tym nie dowie. Nic bardziej mylnego. A to wszystko za sprawą podpisanej między Wielką Brytanią a Polską (także z innymi krajami) umowy Common Reporting Standards (CRS).
CRS jest umową dotyczącą automatycznej wymiany informacji pomiędzy instytucjami finansowymi. Mechanizm działania polega na tym, że instytucje finansowe zbierają informacje na temat swoich klientów i przekazują je urzędom skarbowym. Te z kolei porozumiewaja się między sobą i wymieniają informacjami. CRS pozwala HMRC łatwiej niż kiedykolwiek inwigilować podatnika. Polskiemu Urzędowi Skarbowemu także.
Na przykład grasz na polskiej giełdzie papierów wartościowych i masz z tego tytułu zyski. O Twoich inwestycjach oraz zyskach jest powiadomiony polski Urząd Skarbowy. Tym samym o Twoich zyskach będzie wiedział brytyjski HMRC.
A to już tylko mały krok do wszczęcia postępowania o ukrywanie dochodów. Takie postępowanie może nawet skutkować wszczęciem postępowania karnego.

Dlatego dla własnego spokoju warto poważnie się zastanowić czy warto „zapominać” o dochodach uzyskiwanych za granicą.

Pamiętajmy – HMRC ma kilka lat na wszczęcie postępowania.

Inwestowanie w kryptowaluty szczególnie w ostatnim roku zrobiło się bardzo modne. Dla jednych ze względu na powszechne informacje o możliwych dużych zyskach w krótkim czasie, dla innych ze względu na ograniczenia w przemieszczaniu związane z pandemią Covid-19.
Niezależnie od motywacji, każdy inwestor musi mieć świadomość, że zyski z takiej działalności podlegają opodatkowaniu w Wielkiej Brytanii, najczęściej jako tzw. Capital Gains.

Co należy zrobić, aby przygotować się do rozliczenia podatkowego?

1. Należy przechowywać informacje dotyczące wszystkich transakcji – tu obowiązek spoczywa na podatniku. HMRC zawsze może zażądać okazania tych danych.
Upewnij się, że posiadasz takie dane – dobrą praktyką jest ich regularne archiwizowanie.  Są to:

• – rodzaj aktywów (tokenów),
• – data i rodzaj transakcji (kupno, sprzedaż, zamiana),
• – ilość jednostek i wartość transakcji w funtach,
• – skumulowana suma posiadanych jednostek,
• – wyciągi bankowe i adresy portfeli,

2. Należy określić pod jaki rodzaj opodatkowania podlega nasza aktywność i czy mamy obowiązek rozliczenia w danym roku? Ze względu na różne sposoby opodatkowania prawidłowa kwalifikacja może być kluczowa:

• – jeśli dokonujemy sporadycznych transakcji zdecydowanie wskazujących na aktywność inwestycyjną opodatkowanie będzie kwalifikowane jako Capital Gains. Jeśli cała nasza aktywność polegała wyłącznie na zakupach nie mamy obowiązku składania rozliczenia.
• – jeśli natomiast dokonujemy już kilka czy kilkanaście transakcji dziennie a nasza aktywność ma cechy regularności to opodatkowanie może być kwalifikowane jako działalność i podlegać opodatkowaniu jako Income Tax ze wszelkimi tego konsekwencjami.

3. Co należy przygotować do rozliczenia:

• – ściągnąć raporty bankowe (csv) za dany rok podatkowy i wyodrębnić transakcje zakupu i sprzedaży kryptowalut.
• – zlokalizować wszystkie portfele i giełdy na których mieliśmy transakcje. Dzięki temu możemy uniknąć błędów które mogą spowodować konieczność zapłaty wyższego podatku lub mogą być powodem oskarżenia o ukrywanie dochodów.
• – wygenerować raporty (csv) ze wszystkich portfeli i giełd – najlepiej w postaci odrębnych plików obejmujących depozyty (deposits), wypłaty (withdrawals), transakcje (transactions). Pliki z giełd i z portfeli warto przechowywać w odrębnych folderach i podfolderach a także odpowiednio nadać nazwy plików, tak aby określały ich zawartość. Pozwoli to przy rozliczaniu a także w przypadku kontroli na szybsze odnalezienie wymaganych danych.

Mając przygotowane wszystkie powyższe informacje można przystąpić do przygotowania i złożenia rocznego zeznania podatkowego. Termin jest zależny od sposobu rozliczenia. Jeśli chcesz rozliczyć się w ramach Self-assessment to należy to zrobić do 31 stycznia 2022 – w innym przypadku termin wynosi 31 grudnia 2021 (dotyczy roku podatkowego 2020-2021).

Roczne zeznanie podatkowe można przygotować samodzielnie lub skorzystać z pomocy naszego biura.

Ulga małżeńska – dodatkowy „benefit” od rządu brytyjskiego.

Jest to element polityki prorodzinnej. Każde małżeństwo oraz partnerzy w związkach cywilnych mogą skorzystać z ulgi małżeńskiej (marriage allowance) o ile ich dochody mieszczą się w odpowiednich przedziałach.

Kto może skorzystać z marriage allowance?

Oczywiście małżeństwa. Także partnerzy w związkach partnerskich. Dużo wątpliwości budzi określenie partnerzy – dotyczy to wyłącznie zarejestrowanych związków partnerskich – niestety mimo wielu krążących opinii nie dotyczy to par żyjących w nieformalnych związkach.

Jednocześnie jeden ze współmałżonków (partnerów) musi mieć dochody nie przekraczające 12500 funtów a drugi mieć dochody zawierające się pomiędzy 12501 a 50000 funtów (w Szkocji 43430 funtów) – dotyczy to roku podatkowego 2019/2020.

Jak działa marriage allowance?

Osoba posiadająca mniejsze dochody może „przekazać” część swojej kwoty zwolnionej z podatku drugiej osobie mającej wyższe dochody. Maksymalna kwota jaka może być „przekazana” to 1250 funtów. Oznacza to, że można zyskać do 250 funtów w niższym wymaganym podatku od dochodów.

Można aplikować do dwóch lat podatkowych wstecz.

Ulga małżeńska dotyczy wszystkich osób pracujących – na etacie (employee) oraz samo-zatrudnionych (self-employed).

Aby skorzystać z marriage allowance należy złożyć stosowną aplikacje.

Aplikacje musi składać osoba której dochody są niższe.

Gdy już rozpoczniecie korzystanie z ulgi małżeńskiej to będziecie z niej korzystać do czasu gdy małżeństwo (związek partnerski) ulegnie rozpadowi (przez rozwód lub śmierć) lub dobrowolnie zrezygnujecie z tej ulgi.

Możesz kwalifikować się na Maternity Allowance, jeżeli:
• byłaś zatrudniona i/lub samozatrudnioną przez okres przynajmniej 26 tygodni w tzw. „okresie testowym“ (66 tygodni do i włącznie z tygodniem przed wyznaczoną datą rozwiązania). Częściowo przepracowane tygodnie są wliczane jako całość; a także
• zarabiałaś średnio £30 tygodniowo przez okres dowolnych 13 tygodni w trakcie okresu próbnego

Wysokość zasiłku Maternity Allowance jest obliczana w oparciu o wysokość Twoich zarobków, bez względu na to, czy jesteś osobą zatrudnioną czy samozatrudnioną. Jeśli przysługuje Ci ustawowy zasiłek macierzyński Statutory Maternity Pay (od któregokolwiek z Twoich pracodawców, nawet, jeśli jesteś zatrudniona w wielu miejscach), nie będzie przysługiwał Ci zasiłek Maternity Allowance.

Zasiłek Maternity Allowance jest wypłacany co dwa lub co cztery tygodnie bezpośrednio na Twoje konto w banku. Możesz zacząć pobierać zasiłek nie wcześniej niż na 11 tygodni przed wyznaczonym terminem porodu, lecz nie później niż w pierwszym dniu po urodzeniu dziecka.

Ustawowy zasiłek macierzyński – Statutory Maternity Pay

Jako Pracownik musisz spełniać kilka warunków:

-znajdować się na liście płac w „tygodniu kwalifikującym” – czyli 15 tygodniu przed spodziewanym tygodniem porodu

– właściwie powiadomić pracodawcę,

-dać dowód ciąży (MATB1 od GP lub położnej)

-być stale zatrudnionym przez co najmniej 26 tygodni do dowolnego dnia tygodnia kwalifikującego

-zarabiać co najmniej 120 GBP tygodniowo (brutto) w „odpowiednim okresie” 8-tygodniowym.

Jeśli zwykle zarabiasz średnio 120 GBP lub więcej tygodniowo, a zarabiałaś mniej tylko w niektórych tygodniach, ponieważ otrzymywałaś wynagrodzenie w ramach programu Job Retention Scheme (“furlough”) to nadal możesz się kwalifikować.

Ustawowy zasiłek macierzyński (SMP) jest wypłacany do 39 tygodni. Otrzymujesz:

– 90% średnich tygodniowych zarobków (przed opodatkowaniem) przez pierwsze 6 tygodni

– 151,20 GBP lub 90% Twoich średnich tygodniowych zarobków (w zależności od tego, która z tych kwot jest niższa) przez następne 33 tygodnie,

SMP jest wypłacane w taki sam sposób, jak wynagrodzenie (na przykład miesięczne lub tygodniowe). Podatek i ubezpieczenie społeczne zostaną odliczone.

Jeśli nie kwalifikujesz się do otrzymywania Statutory Maternity Pay, ani Maternity Allowance, może przysługiwać Ci zasiłek dla osób niepełnosprawnych i niezdolnych do pracy (Employment and Support Allowance, ESA). W przypadku, gdy złożyłaś wniosek o Maternity Allowance, nie będziesz musiała ubiegać się osobno o zasiłek ESA. Jobcentre Plus automatycznie sprawdzi, czy Ci on przysługuje.

Jeśli Ty lub Twój partner pobieracie benefity albo dodatki do dochodów (tax credits lub Universal Credit), może Ci przysługiwać dopłata dla matek Sure Start Maternity Grant.

Więcej informacji można uzyskać wklejając w wyszukiwarkę poniższe podpowiedzi:

Zasiłek dla osób niepełnosprawnych i niezdolnych do pracy – Employment and Support Allowance.

Dopłata dla matek w ramach programu Sure Start – Sure Start Maternity Grant.

Można wystąpić o przyznanie zasiłku Maternity Allowance po 26 tygodniu ciąży. Możesz otrzymać formularz wniosku (MA1), kontaktując się z Jobcentre Plus pod numerem 0800 169 0283 (od 8:00 do 18:00, od poniedziałku do piątku) lub pobierając go ze strony DWP (Departament ds. Pracy i Emerytur). Jeśli nie przysługuje Ci ustawowy zasiłek macierzyński od żadnego z Twoich pracodawców, każdy z nich musi wręczyć Ci formularz SMP1, który musisz przesłać wraz z wnioskiem MA1. Musisz także załączyć dokument poświadczający przewidywaną datę narodzin dziecka. Znajduje się ona zazwyczaj na zaświadczeniu macierzyńskim (maternity certificate – formularz MATB1), który otrzymasz od lekarza lub położnej nie wcześniej niż na 20 tygodni przed wyznaczoną datą porodu. Będziesz także musiała udokumentować wysokość swoich dochodów. Prześlij oryginalne odcinki wypłaty (payslips), które zostaną Ci odesłane.

Przydatne linki :

Pobierz formularz wniosku o zasiłek dla matek(MA1)- https://www.gov.uk/government/publications/maternity-allowance-claim-form

Jeśli się nie kwalifikujesz na SMP Twój pracodawca musi podać Ci powód odmowy i wówczas można skorzystać z tego formularza: https://www.gov.uk/government/publications/statutory-maternity-pay-employee-not-entitled-form-for-employers

Można skorzystać z kalkulatora, który pozwoli określić szacunkową wysokość Maternity Pay : https://www.gov.uk/pay-leave-for-parents

Jeśli Twoja sytuacja uległa zmianie:

Musisz koniecznie poinformować Jobcentre Plus, jeśli Twoja sytuacja ulegnie zmianie. Jeśli wykonasz pracę dla jakiegoś pracodawcy lub w ramach samozatrudnienia w okresie pobierania zasiłku MA, możesz pracować przez okres do 10 dni, nie tracąc nic z pobieranego zasiłku. Jeśli pracujesz przez okres powyżej dziesięciu dni, stracisz zasiłek, przysługujący Ci za wszystkie dni przepracowane po 10-tym dniu. Musisz poinformować Jobcentre Plus o wszelkiej pracy wykonanej w trakcie pobierania zasiłku MA.

Jeśli odmówiono Ci przyznania zasiłku Maternity Allowance lub jeśli masz wątpliwości odnośnie wysokości przyznanych Ci kwot, możesz poprosić Jobcentre Plus o ponowne rozpatrzenie podjętej decyzji. Jeśli rezultat w dalszym ciągu Cię nie zadowala, możesz złożyć odwołanie.

Jak odwołać się od decyzji –https://www.gov.uk/appeal-benefit-decision/submit-appeal

Dodatkowe informacje:

Co najmniej 15 tygodni przed spodziewanym porodem pracownik musi podać datę:

– kiedy dziecko się urodzi,

-kiedy chce rozpocząć urlop macierzyński – można to zmienić z 28-dniowym wyprzedzeniem,

Następnie w ciągu 28 dni pracodawca powinien pisemnie potwierdzić datę rozpoczęcia i zakończenia urlopu macierzyńskiego.

Pracownik może zmienić datę powrotu do pracy, jeśli złoży na piśmie taką wolę z co najmniej 8-tygodniowym wyprzedzeniem (jeśli pracodawca nie określił inaczej).

Pracodawca nie może odmówić urlopu macierzyńskiego ani zmienić wymiaru urlopu, który pracownik chce wykorzystać, jeżeli zostały dotrzymane terminy (28 dni przed rozpoczęciem urlopu).

Jeśli pracownik ma niewykorzystany urlop wypoczynkowy, może zwrócić się do pracodawcy o udzielenie mu urlopu przed rozpoczęciem urlopu macierzyńskiego lub po jego zakończeniu – proszę jednak pamiętać o dochowaniu terminów powiadamiania pracodawcy o intencji powrotu do pracy lub nie.

Jeśli Twoje dziecko urodzi się wcześniej niż na 11 tygodni przed wyznaczoną datą porodu lub przed dniem, w którym miałaś zacząć otrzymywać zasiłek MA, zaczniesz otrzymywać zasiłek od pierwszego dnia po urodzeniu dziecka.

Jeśli w ciągu czterech tygodni przed wyznaczoną datą rozwiązania nie stawisz się w pracy z przyczyn związanych z ciążą, zaczniesz otrzymywać zasiłek Maternity Allowance w pierwszym dniu po całym opuszczonym dniu pracy.

Jeśli kontynuujesz pracę lub samozatrudnienie w ciągu 11 w tygodni przed wyznaczoną datą rozwiązania, możesz wybrać, kiedy chcesz zacząć pobierać zasiłek Maternity Allowance.

Wybrana przez Ciebie data to pierwszy dzień Twojego urlopu macierzyńskiego.

Personal Tax Account – to Twoje osobiste konto podatkowe.

To narzędzie stworzone przez Brytyjski Urząd – HMRC- może być bardzo przydatne dla Ciebie.

Możesz tam:

sprawdzić szacunkowy podatek do zapłaty za dany rok – Income Tax estimate,

sprawdzić poprawność kodu podatkowego – Tax Code

ubiegać się o zwrot już zapłaconego – Tax refund,

wypełnić, wysłać osobiste zeznanie podatkowe – Personal tax return

sprawdzić i uaktualnić dane dotyczące ulg podatkowych – Tax Credits

sprawdzić lub odzyskać numer ubezpieczenia społecznego – National Insurance number

sprawdzić swoją przyszłą emeryturę – State Pension

sprawdzić i uaktualnić ulgę małżeńską – Marriage Allowance

sprawdzić i uaktualnić dodatki pracownicze – samochód służbowy, ubezpieczenie medyczne.

Aby aktywować Personal Tax Account należy przejść na stronę HMRC używając poniższego linka: https://www.gov.uk/personal-tax-account Tu zostanie nadany numer identyfikacyjny ( Goverment Gateway ID).

Do uzupełnienia wymaganych danych będą potrzebne:

1. Dla osób zatrudnionych na kontrakt pracowniczy: – National Insurance number – ostatni payslip ( potwierdzenie wypłaty) lub P60 po zakończonym roku – lub UK paszport

2. Dla osób samo-zatrudnionych: – adres w Wielkiej Brytanii, – ważny paszport lub ważne brytyjskie prawo jazdy.

Potrzebny jest także aktywny adres mailowy na który zostanie przysłany numer identyfikacyjny (Goverment Gateway ID) oraz specjalny kod weryfikacyjny. Następnie będzie trzeba podać dane o które serwis poprosi. Możesz zostać poproszony również o podanie numeru telefonu ( jako dodatkowe zabezpieczenie Twoich danych) na który będzie przesyłany kod autoryzacyjny za każdym razem w momencie logowania. Uczulamy aby podać swój lub rodzinny telefon, gdyż późniejsza zamiana na inny numer nie jest prosta. Pamiętaj jednak aby zapamiętać hasło i ID w bezpiecznym miejscu, a unikniesz komplikacji przy ponownym logowaniu w przyszłości.

Z większości opcji oferowanych w Personal Tax Account możesz także korzystać za pośrednictwem Biur księgowych.

Gdy nadchodzi lato a wraz z nim wakacje, dzieci opuszczając szkolne klasy często wymagają nadzoru. Wymaga to od pracujących rodziców inwencji aby taki nadzór zapewnić. Nie zawsze jest możliwość skorzystania z usług rodziny czy znajomych, co może powodować zawirowania w pracy.

Ale dla rodziców którzy pracują u siebie jako self-employed lub w spółce Limited jest pewna możliwość zamiany tego problemu w korzyść.

O co chodzi?

Mianowicie o możliwość zatrudnienia dziecka we własnej firmie.

Oprócz niewątpliwych walorów wychowawczych można uzyskać w firmie dodatkowe profity – wynagrodzenie za pracę dziecka jest kosztem dla firmy a więc pomniejsza kwotę dochodu jaka podlega opodatkowaniu – w rezultacie należny do zapłacenia podatek jest mniejszy. Także za wynagrodzenie dziecka nie trzeba opłacać podatku oraz składek za ubezpieczenie społeczne.

Zatrudnienie dziecka można kontynuować także po rozpoczęciu nowego semestru nauki.

Przykład – zatrudniamy nasze dziecko na 25 godzin tygodniowo ze stawką 6 funtów za godzinę. Przez cztery tygodnie wakacji wypłacimy 600 funtów. Ponieważ zostanie to zaliczone jako koszt, zaoszczędzimy na podatku co najmniej 120 funtów.

Jednak zatrudnienie dziecka musi być w zgodzie z obowiązującym prawem:

• dziecko musi mieć ukończone 13 lat

• dziecko nie może pracować w otoczeniu przemysłowym (np. produkcja) i w zawodzie który może szkodzić zdrowiu fizycznemu lub psychicznemu oraz jego edukacji

• dziecko nie może pracować więcej niż ustalone tygodniowe limity godzin – w wakacje (13-14lat / 25 godzin, 15-16lat / 35 godzin); w trakcie semestru nauki 12 godzin

• koniecznym jest uzyskanie zgody lokalnych władz – County Council

Aby być w zgodzie z wymogami Urzędu Skarbowego – HMRC:

• dziecko musi być zatrudnione jak każdy inny pracownik – musi być stworzone i opisane stanowisko pracy,

• dziecko musi mieć ustaloną stawkę za godzinę pracy (nie może być niższa niż minimalna i nie może być za wysoka),

• dziecko musi otrzymywać payslip i potwierdzenie otrzymania pieniędzy

Szczegółowe ustalenia dotyczące konkretnego przypadku można znaleźć na stronach HMRC i lokalnego County Council lub korzystać z pomocy naszego biura.

Jeśli w związku z koronawirusem musisz zostać w domu pracodawca jest obowiązany wypłacać co najmniej ustawowy zasiłek chorobowy (Statutory Sick Pay) Wynosi on 94.25 £ tygodniowo. Jest on płatny już od pierwszego dnia a nie od czwartego jak poprzednio. Zalecana jest rozmowa z pracodawcą aby sprawdzić swoje uprawnienia do zasiłku chorobowego. Nie ma obowiązku przedkładania zaświadczenia od lekarza GP. Wystarczy powiadomić pracodawcę o konieczności pozostania w domu. Jeśli pracodawca będzie wymagał potwierdzenia wystarczy skorzystać z servisu NHS111online i tam uzyskać potwierdzenie (ISOLATION NOTE – które zastępuje SICK NOTE) Potwierdzenie to (ISOLATION NOTE) jest uznawane w Job Centre jako usprawiedliwienie nieobecności na spotkaniu.

Gdy Twoj pracodawca w związku z koronawirusem ma trudności z zapewnieniem Ci pracy a tym samym wynagrodzenia i rozważa możliwość zwolnienia Cię z pracy, Rząd Wielkiej Brytanii oferuje pomoc w postaci wsparcia finansowego aby utrzymać Twoje stanowisko pracy. Jeśli Twój pracodawca chce uzyskać takie wsparcie, musi to z Tobą przedyskutować i zakwalifikować Cię jako przymusowo urlopowanego. Oznacza to że nie możesz wykonywać dla niego pracy ale będziesz otrzymywał wypłatę. Twój pracodawca może otrzymać dotację do 80% Twojego wynagrodzenia (nie więcej niż 2500 miesięcznie) na wszystkie koszty Twojego zatrudnienia. Może on sfinansować różnicę pomiędzy Twoim normalnym wynagrodzeniem a dotacją ale nie ma takiego obowiązku. Dzięki temu będziesz mógł w przyszłości wrócic na swoje stanowisko. Pomoc ma obowiązywać od 1 marca przez 3 miesiące z możliwością przedłużenia.

W każdym momencie gdy Twoje dochody ulegną obniżeniu możesz aplikować o Universal Credit oferujący rożne formy wsparcia np. koszty najmu. Na czas epidemii wymogi zostają tymczasowo złagodzone aby skuteczniej wesprzeć potrzebujących.

Ostatnio często zgłaszają się do naszego biura Klienci z prośbą o pomoc w sprawie otrzymanego z HMRC wezwania do zapłaty “payment on account”.
W większości przypadków są to skutki złożenia aplikacji o redukcję do zera należnej do zapłaty kwoty, zazwyczaj za pośrednictwem lub pomocą biur księgowych, która ostatecznie została odrzucona przez HMRC.
Ponieważ wokół tego tematu narosło wiele sprzecznych informacji, propagowanych także przez niektórych księgowych, postaramy się w skrócie je wyjaśnić.
Payment on account – to system zaliczek na poczet przyszłego podatku dochodowego. Zaliczki te są obliczane na podstawie podatku od dochodów z rozliczanego roku podatkowego i są płatne w dwóch ratach: do 31 stycznia i do 31 lipca każdego roku.
Payment on account – jest wymagany, jeśli podatek należny za dany rok podatkowy przekracza 1,000 GBP, chyba że więcej niż 80% podatku zostało już pobrane przez system PAYE (Pay As You Earn). W praktyce dotyczy on prawie wyłącznie osób uzyskujących dochody inne niż z zatrudnienia – self-employment, wynajem nieruchomości, dochody zagraniczne (np. Emerytura)
Payment on account – podatnikowi przysługuje prawo złożenia prośby o redukcję wysokości należnej kwoty. HMRC może wyrazić na to zgodę. Decyzja jest wydawana na podstawie aplikacji podatnika gdy spełnia on ściśle określone kryteria. Jeśli natomiast decyzja została wydana na podstawie informacji niezgodnych ze stanem faktycznym to HMRC ją anuluje i wzywa do zapłaty należności wraz z odsetkami. Może także naliczyć dodatkowe kary.
Payment on account – przepisy wykonawcze obowiązują od 1996 roku w zasadzie niezmienionej formie. HMRC nie wzywa do zapłaty ponieważ ostatnio zmieniło się prawo, jak twierdzą niektóre biura księgowe. Urząd ma poprostu coraz doskonalsze narzędzia do analizy i weryfikacji naszych deklaracji i dochodów.
Zgadzamy się, że nikt nie lubi płacić podatków ale zanim zaaplikujesz o redukcję payment on account sprawdź czy spełniasz kryteria określone przez prawo. Jeśli korzystasz z usług księgowej, przeanalizujcie wspólnie zasadność składania aplikacji. Księgowa która zgadza się bezkrytycznie na Twoją aplikację lub zachęca Cię do aplikowania może szpędzić Cię w kłopoty.
Przed HMRC odpowiadasz Ty a nie księgowa.
Jeśli masz pytania – napisz do nas.

Zapewne każdy z Was zadał sobie pytanie – jak budować relacje z Klientami – oficjalnie czy przyjacielsko?
Relacja z Klientem może przybierać różne formy w zależności od specyfiki działalności, oczekiwań Klienta oraz stylu naszej pracy. Rozważenie, czy relacja powinna być przyjacielska czy oficjalna, zależy od wielu czynników. Oto kilka punktów, które mogą pomóc w podjęciu decyzji:

Zalety i wady przyjacielskiej relacji:
Zalety:
1. Zaufanie: Przyjacielska relacja może zwiększyć zaufanie klienta, co może prowadzić do bardziej otwartej komunikacji i większej satysfakcji klienta.
2. Lepsza komunikacja: Kiedy relacje są mniej formalne, klient może czuć się bardziej komfortowo dzieląc się bardziej szczegółowymi informacjami, które są kluczowe dla dokładnego i efektywnego zarządzania usługą.
3. Długoterminowa współpraca: Przyjacielska relacja może przyczynić się do długoterminowej współpracy, gdyż klienci często wolą pracować z osobami, które lubią i którym ufają.
Wady:
1. Brak profesjonalizmu: Zbyt bliskie relacje mogą prowadzić do sytuacji, w których granice zawodowe są przekraczane, co może obniżyć postrzeganą profesjonalność.
2. Trudności w egzekwowaniu zasad: Przyjacielska relacja może utrudniać egzekwowanie płatności czy szprowadzanie niepopularnych zmian.
3. Potencjalne konflikty: Bliskie relacje mogą prowadzić do konfliktów osobistych, które mogą negatywnie szpływać na współpracę zawodową.

Zalety i wady oficjalnej relacji:
Zalety:
1. Profesjonalizm: Utrzymanie oficjalnej relacji podkreśla profesjonalizm i powagę świadczonych usług, co może budować autorytet w oczach klienta.
2. Jasne granice: Wyraźne granice pomiędzy życiem zawodowym a osobistym mogą pomóc w uniknięciu nieporozumień i konfliktów.
3. Łatwiejsze egzekwowanie zasad: Oficjalna relacja ułatwia utrzymanie dyscypliny w kwestiach takich jak terminowe płatności i przestrzeganie zasad.
Wady:
1. Mniejsza otwartość: Klienci mogą być mniej skłonni do dzielenia się szczegółowymi informacjami, jeśli relacja jest zbyt formalna.
2. Brak osobistego kontaktu: Zbyt formalna relacja może prowadzić do wrażenia chłodu i dystansu, co może obniżać zadowolenie klienta.
3. Krótsza współpraca: Klienci mogą szukać bardziej przyjaznych relacji, co może skutkować krótszymi umowami i częstszą rotacją klientów.
Kluczowe czynniki do rozważenia:
1. Kultura organizacyjna: Czy Twoja firma i klienci preferują bardziej formalne czy nieformalne podejście?
2. Typ klienta: Czy klient oczekuje profesjonalizmu i dystansu, czy raczej ceni sobie osobiste podejście?
3. Charakter usług: W niektórych branżach (np. małe firmy, startupy) przyjacielska relacja może być bardziej odpowiednia, podczas gdy w innych (np. korporacje, instytucje finansowe) formalizm jest kluczowy.
Naszym zdaniem wybór między przyjacielską a oficjalną relacją nie jest łatwy i zależy od indywidualnych preferencji obu stron. Ważne jest, aby znaleźć balans, który będzie odpowiadał obu stronom.
A jakie jest Wasze zdanie na ten temat – oficjalnie czy przyjacielsko?
Piszcie do nas.

1. Jesteś jedynym pracownikiem swojej spółki LTD
Zysk spółki przed pomniejszeniem o koszty zatrudnienia – £50000.
Wynagrodzenie dyrektora – £9100(758/ msc- brak Income Tax i NI) – będzie to też koszt firmy
Zysk spółki pomniejszony o koszty zatrudnienia – £40900.
Podatek korporacyjny 19% – £7771
Dywidendy – max.£33129 (najniższa stawka podatku od dywidend do £50270)
Razem – £42229
Podatek dochodowy – £0
NIC odprowadzany przez pracownika – £0
NIC odprowadzany przez pracodawcę/spółkę LTD – £0 (bo kwota niższa niż £9 100)
Podatek od dywidendy – £2855
Kwota, która trafia na konto po odliczeniu podatków – £39374
Łączna kwota podatków £10626
2. Jesteś jednym z dwóch pracowników swojej spółki LTD
Zysk spółki przed pomniejszeniem o koszty zatrudnienia – £50000.
Wynagrodzenie każdego dyrektora/pracownika – £12570 (bo brak Income Tax) – będzie to też koszt firmy
Zysk spółki pomniejszony o koszty zatrudnienia – £24860.
Podatek korporacyjny 19% – £4723
Dywidendy – £20137 (bo najniższa stawka podatku od dywidend)
Razem na dwie osoby – £45277
Podatek dochodowy – £0
NIC odprowadzany przez pracownika – £0 (bo kwota nie przekracza £12 570, powyżej 8% i 2%)
NIC odprowadzany przez pracodawcę/spółkę LTD –£478,86 (bo £12 570 – £9 100 = £3,470*13,80%) – przy założeniu, że spółka jest uprawniona do employment allowance nie będzie musiała płacić tej kwoty,
Podatek od dywidendy – £1674
Kwota, która trafia łącznie na konta obu osób po odliczeniu podatków – £43603
Łączna kwota podatków £6397

WAŻNE! jeśli dochód firmy przekracza £50 000, zastosowanie ma wyższa stawka Corporation Tax.(26.5% między 50000-250000 oraz 25% powyżej 250000).

WAŻNE! jeśli nie pobierasz wynagrodzenia jako dyrektor, a dywidendy to Twój jedyny dochód możesz wypłacić sobie £13 070 nie płacąc przy tym żadnych podatków. Jednak spółka zapłaci wyższy podatek.

Progi podatkowe na rok 24-25
Basic tax rate 20% od £12 571 do £50270
Higher tax rate 40% od £50271 do £125,140
Additional tax rate 45% powyżej £125,140

Utrzymano kwotę wolną od podatku £12 570 rocznie( £1047,50 miesięcznie).

Kwota dywidendy wolna od podatku to już tylko £500.

Stawki podatkowe od dywidend:
– stawka 8.75% do £50270 łącznie,
– stawka 33.75% od £50271- £150000,
– stawka 39.95% powyżej £150000.
Jeśli myślisz o rejestracji spółki Ltd, potrzebujesz obsługi lub rozliczenia albo chcesz zamknąć spółkę – we wszystkim znajdziesz u nas pomoc. Wystarczy napisać.

National Minimum Wage – wielu z nas zarobi więcej
– 11.44£ dla pracowników powyżej 21 roku życia
– 8.60£ dla pracowników w wieku 18-20 lat
– 6.40£ dla pracowników poniżej 18 roku życia
National Insurance – zapłacimy mniej
Składka na National Insurance dla zatrudnionych zostaje obniżona, z 10% do 8%, a dla samo-zatrudnionych (self employed) także jest obniżona stawka Class 4 NICs z 8% do 6%.
Podatki – zapłacimy więcej
W zasadzie wszystkie progi podatkowe oraz stawki pozostają niezmienione – co oznacza, że w związku ze wzrostem wynagrodzeń kwoty podatków wzrosną
Emerytury – otrzymamy więcej
Maksymalna stawka State Pension wzrasta do 221.10 funtów
Stawka Pension Credit także.
Zasiłki – pomoc Państwa na wyższym poziome
Universal Credit i inne zasiłki wzrastają o 6,7% zgodnie ze wskaźnikiem inflacji
Próg dochodowy dla Child Benefit jest podniesiony z 50000 na 60000 funtów
Inne podatki i daniny – nie będziemy płacić więcej
Wiele podatków i opłat akcyzowych pozostaje nadal zamrożonych na obecnych poziomach.

Zbliżające się wakacje to nie tylko czas wolności naszych pociech. To także czas wydatków wakacyjnych i wiele z nich rozważa podjęcie pracy, aby dorobić do swojego wakacyjnego budżetu. Jeśli prowadzisz firmę to może warto zatrudnić dziecko u siebie.
Daje to wiele korzyści:
– zyskujesz lojalnego pracownika
– dajesz możliwość doświadczenia pracy i docenienia zarobionych pieniędzy
– wynagrodzenie jest częścią rodzinnego budżetu
– zapłacisz mniejsze podatki

Aby zatrudnić swoje dziecko musisz pamiętać o obowiązujących zasadach.
Legalnie można zatrudnić dziecko nie młodsze niż 13 lat. Do 16 roku życia dzieci nie mogą pracować na „full time”. W czasie wakacji dzieci w wieku od 13 do 14 lat mogą pracować maksymalnie 25 godzin tygodniowo (w tym maksymalnie 5 godzin w dni powszednie i soboty oraz maksymalnie 2 godziny w niedzielę). Młodzież w wieku od 15 do 16 lat może pracować maksymalnie 35 godzin tygodniowo (maksymalnie 8 godzin w dni powszednie i soboty oraz maksymalnie 2 godziny w niedzielę). Po ukończeniu 16 lat pełny etat nie może przekraczać 40 godzin tygodniowo.
Wynagrodzenie nie może być niższe niż minimalne, ale nie może być za wysokie, aby uniknąć problemów z HMRC.
Przed zatrudnieniem musisz zgłosić chęć zatrudnienia dziecka i uzyskać na to zgodę. Należy sprawdzić w swoim councilu jak to przeprowadzić.
Podstawowe kwestie to:
– stanowisko pracy dziecka musi być opisane. Opis powinien zawierać zakres obowiązków, godziny pracy oraz wynagrodzenie.
– dziecko będzie pracownikiem firmy, dlatego musisz dodać je do swojej listy płac (payroll) i musisz mieć potwierdzenia, że Twoje dziecko otrzymało wynagrodzenie (np. przelew bankowy)
Zatrudniając dziecko zyskujesz finansowo kilkukrotnie:
– praca Twojego dziecka daje możliwości uzyskania dodatkowych przychodów Twojej firmy
– wypłata Twojego dziecka jest kosztem Twojej firmy co pomniejsza należne podatki
– wypłata Twojego Dziecka w przeciwieństwie do Twojej nie jest obciążona podatkiem i składkami na NI
Do końca roku szkolnego pozostało jeszcze trochę czasu. Jest to dobry moment na zorganizowanie letniej pracy dla Twojego dziecka która może być kontynuowana także po wakacjach.
Jeśli masz pytania lub chcesz skorzystać z naszych usług – napisz do nas.

W trakcie prowadzenia biznesu często spotykamy się z koniecznością zmiany kontrahentów. Czy to ze względu na niezadowalającą jakość obsługi, inne oczekiwania lub zakończenie działalności. Dotyczyć to może biura księgowego z którym współpracujemy. Niezależnie od przyczyn należy się do tej operacji przygotować aby wszystko odbyło się sprawnie i bezproblemowo.
1. Zastanów się raz jeszcze czy zmiana biura księgowego jest absolutnie konieczna. Może istniejące problemy można jeszcze rozwiązać. Jeśli nie, poszukaj biura które będzie spełniać Twoje oczekiwania.
2. Nie śpiesz się jeśli nie jest to absolutnie konieczne. Najlepiej zmieniać biuro na koniec ważnych dla Twojej firmy dat: koniec roku obrotowego dla spółki Ltd, po złożeniu deklaracji VAT, przygotowaniu payslipów, złożeniu rozliczenia self-assessment. Oczywiście można to zrobić wcześniej lecz trzeba pamiętać, że nowy księgowy potrzebuje czasu aby dokonać pewnych niezbędnych działań w HMRC aby móc działać w Twoim imieniu i/lub zapoznać się z dokumentacją Twojej firmy.
3. Pamiętaj o wypowiedzeniu umowy – nawet jeśli nie została zawarta na piśmie – dzięki temu poinformujesz stare biuro o pozostałym okresie współpracy, wymaganym jeszcze zakresie pracy (np. złożenie deklaracji VAT, czy przygotowanie listy płac) oraz uzgodnisz kwestie przekazania danych i dokumentacji.
4. Podpisz umowę z nowym biurem. Zwróć uwagę czy spełnia ona ważne dla Ciebie wymogi. Zostaniesz poproszony o udzielenie autoryzacji biura do reprezentowania Ciebie w HMRC. W przeciągu kilku tygodni udaje się załatwić wszystkie formalności.
5. Dokumentację od starego biura możesz odebrać samodzielnie lub nowe biuro może poprosić w Twoim imieniu (za pomocą tzw. Professional Clearance Letter). Zazwyczaj całość trwa kilka tygodni.
6. Masz nowego księgowego więc możesz skupić się na rozwoju swojej firmy.

Jeśli masz pytania lub chcesz skorzystać z naszych usług – zapraszamy, napisz do nas.

Samochód jest przedmiotem używanym w większości prowadzonych działalności biznesowych. Zakup samochodu na „firmę” wydaje się przynosić same korzyści, ale trzeba wiedzieć o kilku istotnych faktach, aby nie mieć w przyszłości problemów z Urzędem Skarbowym.

Codziennie wielu z nas myśli o pracy na własny rachunek. Zazwyczaj jednak droga od pomysłu do przychodu nie jest krótka i szybka. Prawie zawsze, zanim zaczniesz sprzedawać towary lub usługi musisz się do tego przygotować – stworzyć ofertę, wykonać stronę internetową, wyszukać kontakty, odbyć niezbędne szkolenia, uzyskać certyfikaty, zakupić niezbędny sprzęt itp. Można oczywiście zacząć o rejestracji działalności ale aby nie tracić czasu można wiele działań podjąć przed rejestracją, ponieważ prawo pozwala na odliczenie kosztów poniesionych przed rozpoczęciem działalności.
Odliczeniu podlegają te koszty których poniesienie wiązało się z przyszłą działalnością:
– niezbędne ustalenia, konsultacje, certyfikaty, szkolenia itp.
– przygotowanie oferty
– przygotowanie warunków współpracy, treści umów itp
– reklama, strona internetowa, sklep online
– wynajem lokalu, jego remont itp
– niezbędne wyposażenie i narzędzi
– niezbędne materiały (w tym towar)
Jeśli nie masz zamiaru zarejestrować się jako podatnik VAT to wszystkie te koszty możesz rozliczyć do kilku lat wstecz. Ale co ważne – należy to zrobić w pierwszym rozliczeniu!
Jeśli masz zamiar od początku działalności być zarejestrowanym jako podatnik VAT to czas na rozliczenie takich wydatków jest znacznie krótszy. Oczywiście należy pamiętać aby wszystkie wydatki były solidnie udokumentowane i ściśle związane z planowaną działalnością. Wszystkie dokumenty należy przechowywać na potrzeby ewentualnej kontroli ze strony HMRC.

Jeśli masz pytania lub chcesz skorzystać z naszych usług – napisz do nas.

Wielu naszych Klientów wcześniej korzystało z usług Biur Księgowych w UK. W rozmowach spotykamy się z różną oceną jakości biur, których byli klientami. Ale zazwyczaj początkowo oceny te subiektywnie były pozytywne – Pani Zosia była miła i zawsze częstowała kawą; u Pani Moniki nigdy nie płaciłam podatku; Pan Artur mówił, żeby się nie martwić, on wszystko załatwi itp. Niestety w momencie pojawienia się problemów, których biuro nie mogło, nie potrafiło, lub nie chciało rozwiązać sielanka się kończyła i klienci musieli szukać pomocy gdzie indziej. Dotyczy to oczywiście tylko pewnej grupy Biur Księgowych, ale nie są to przypadki incydentalne.  Nie jest tu także naszą intencją sugerowanie zmiany Biura Księgowego, lecz uważamy, że „lepiej zapobiegać niż leczyć”. Warto przyjrzeć się obecnemu lub przyszłemu kontrahentowi i podjąć taki rodzaj współpracy, aby móc skupić się wyłącznie na rozwijaniu własnego biznesu.

Dlatego na podstawie własnych doświadczeń opracowaliśmy zestaw obiektywnych pytań, które pozwalają ocenić Biuro Księgowe:

1. Czy Biuro Księgowe jest prowadzone w zalegalizowanej formie?
   Jest to co do zasady działalność jak każda inna więc powinna być zalegalizowana jako Self-employment, Limited Company lub inna przewidziana prawem forma. Niestety zdarzają się przypadki, gdy “księgowy działa na czarno”, a rozliczenia przygotowuje wykorzystując posiadane przez Klienta konto w HMRC.
2. Czy osoby prowadzące Biuro Księgowe mają stosowną wiedzę oraz doświadczenie?
   Istotne jest, aby co najmniej jedna osoba posiadała odpowiednie kwalifikacje rozumiane jako wiedza fachowa i doświadczenie. W UK powszechnie przyjmuje się, że potwierdzeniem kwalifikacji jest członkostwo w różnego rodzaju organizacjach zrzeszających księgowych. Należy pamiętać, że bycie członkiem takiej organizacji nie jest bezpłatne – koszty z tym związane bez wątpienia zostaną ujęte w cenie usługi. Natomiast posiadanie takiego członkostwa nie jest wymagane prawem jako niezbędne do prowadzenia Biura Księgowego. Dlatego bardziej istotnym jest fakt jak długo Biuro czynnie działa na rynku i w jakim zakresie lub czy ma dobre rekomendacje.
3. Czy Biuro Księgowe jest zaaprobowanym partnerem HMRC?
   Większość istotnych spraw z Brytyjskim Urzędem Skarbowym przedsiębiorca może załatwić bezpośrednio (poprzez konto Government Gateway) lub za pośrednictwem zaaprobowanych tzw. agentów. Agentem może być podmiot, który po spełnieniu stosownych kryteriów został zarejestrowany w HMRC i który za zgodą podatnika może występować do HMRC w jego imieniu. W dużym uproszczeniu – Agent ma własne konto Government Gateway w HMRC z dostępem do różnych departamentów (self-assessment, VAT, Corporation Tax itp.) za pośrednictwem, którego może np. złożyć rozliczenie klienta nawet gdy klient swojego konta w HMRC nie posiada.
4. Czy Biuro Księgowe prowadzone jest jednoosobowo czy zespołowo?
   Korzystanie z jednoosobowej działalności niezależnie od formy prawnej (self-employed czy spółka Ltd) jest obarczone większym ryzykiem niż gdy biuro jest obsługiwane w kilka osób. Dlaczego? Bo w przypadku różnych zdarzeń, nawet niekoniecznie tragicznych, gdzie księgowy będzie niedostępny, można zostać bez pomocy. Dlatego przy jednoosobowej obsłudze warto ustalić kto i w jaki sposób zajmie się naszymi sprawami w razie takiej konieczności.
5. Czy Biuro Księgowe jest łatwo dostępne?
   Czy możemy się łatwo skontaktować telefonicznie lub mailowo, czy musimy spotykać się w siedzibie biura i jak daleko od nas się mieści i czy ma darmowy parking. Im więcej czasu, energii i kosztów musimy poświęcić na kontakt z biurem tym mniej go mamy na prowadzenie swojego biznesu. Oczywiście wiele osób lubi spotkać się z księgowym, wypić kawę, porozmawiać towarzysko. Jest to miłe, ale księgowy jest przedsiębiorcą, on koszt tego czasu i kawy doliczy potem do rachunku. Dlatego atutem może być oferta Biura Księgowego Online, gdzie bez wychodzenia z domu/firmy można załatwić wszystkie sprawy księgowe.
6. Czy Biuro Księgowe świadczy usługi kompleksowo?
   Zdarza się, że Biuro oferuje pełny zakres usług, ale samodzielnie obsługuje tylko jego wycinek (np. rozliczenia self-assessment) i pozostałe zleca innym podmiotom. Ktoś zapyta: a co mnie to obchodzi? Otóż istotne jest kto ma dostęp do naszych, często bardzo „wrażliwych danych” i w jaki sposób je przetwarza.
7. Czy usługi są wykonywane solidnie i terminowo?
   Czy deklarowane przez Biuro terminy są dochowywane czy sprawy są przeciągane w nieskończoność, pojawiają się niekończące wymówki itp.? Czy trzeba pouczać, podpowiadać, sugerować sposób załatwienia spraw?
8. Czy usługi są wykonywane zgodnie z prawem?
   Biuro Księgowe, które bezkrytycznie spełnia zachcianki klientów np. w zakresie redukcji wysokości należnego podatku lub wręcz sugeruje „oszukańczą” działalność należy omijać szerokim łukiem. Urząd Skarbowy jest bardzo przyjazny dla przedsiębiorców, ale w przypadku kontroli i wykrycia oszustwa niestety bywa bezlitosny. Należy pamiętać, że przed Urzędem Skarbowym zawsze odpowiada przedsiębiorca.
9. Czy Biuro Księgowe oferuje inne pozaksięgowe usługi?
   Wszelkie usługi pomocy w benefitach, mieszkaniach socjalnych, kontaktach z urzędami, agencjami, przychodniami itp. mogą być atutem. Ale jeśli Biuro jest prowadzone jednoosobowo lub przez niewielki zespół to jakość oferowanych usług może być wątpliwa z powodu braku czasu. Tu należałoby ustalić jaki rodzaj usług jest głównym priorytetem Biura, czy wszelkie usługi są świadczone przez Biuro czy są częściowo zlecane osobom trzecim.
10. Czy Biuro odpowiada za swoje zobowiązania/błędy?
    Jeśli ustawowe terminy nie zostają dochowane Urząd Skarbowy nakłada na podatników kary. Kara może być także wynikiem pomyłki. Jeśli kara jest wynikiem zaniedbania Biura to czy poczuwa się do odpowiedzialności i pokrycia strat z tym związanych? Jeśli nie to należy zmienić Biuro.

Jeśli masz pytania – napisz do nas.

Inwestowanie w kryptowaluty szczególnie w ostatnim roku zrobiło się bardzo modne. Dla jednych ze względu na powszechne informacje o możliwych dużych zyskach w krótkim czasie, dla innych ze względu na ograniczenia w przemieszczaniu związane z pandemią Covid-19.
Niezależnie od motywacji, każdy inwestor musi mieć świadomość, że zyski z takiej działalności podlegają opodatkowaniu w Wielkiej Brytanii, najczęściej jako tzw. Capital Gains.

Co należy zrobić, aby przygotować się do rozliczenia podatkowego?

1. Należy przechowywać informacje dotyczące wszystkich transakcji – tu obowiązek spoczywa na podatniku. HMRC zawsze może zażądać okazania tych danych.
Upewnij się, że posiadasz takie dane – dobrą praktyką jest ich regularne archiwizowanie.  Są to:

• – rodzaj aktywów (tokenów),
• – data i rodzaj transakcji (kupno, sprzedaż, zamiana),
• – ilość jednostek i wartość transakcji w funtach,
• – skumulowana suma posiadanych jednostek,
• – wyciągi bankowe i adresy portfeli,

2. Należy określić pod jaki rodzaj opodatkowania podlega nasza aktywność i czy mamy obowiązek rozliczenia w danym roku? Ze względu na różne sposoby opodatkowania prawidłowa kwalifikacja może być kluczowa:

• – jeśli dokonujemy sporadycznych transakcji zdecydowanie wskazujących na aktywność inwestycyjną opodatkowanie będzie kwalifikowane jako Capital Gains. Jeśli cała nasza aktywność polegała wyłącznie na zakupach nie mamy obowiązku składania rozliczenia.
• – jeśli natomiast dokonujemy już kilka czy kilkanaście transakcji dziennie a nasza aktywność ma cechy regularności to opodatkowanie może być kwalifikowane jako działalność i podlegać opodatkowaniu jako Income Tax ze wszelkimi tego konsekwencjami.

3. Co należy przygotować do rozliczenia:

• – ściągnąć raporty bankowe (csv) za dany rok podatkowy i wyodrębnić transakcje zakupu i sprzedaży kryptowalut.
• – zlokalizować wszystkie portfele i giełdy na których mieliśmy transakcje. Dzięki temu możemy uniknąć błędów które mogą spowodować konieczność zapłaty wyższego podatku lub mogą być powodem oskarżenia o ukrywanie dochodów.
• – wygenerować raporty (csv) ze wszystkich portfeli i giełd – najlepiej w postaci odrębnych plików obejmujących depozyty (deposits), wypłaty (withdrawals), transakcje (transactions). Pliki z giełd i z portfeli warto przechowywać w odrębnych folderach i podfolderach a także odpowiednio nadać nazwy plików, tak aby określały ich zawartość. Pozwoli to przy rozliczaniu a także w przypadku kontroli na szybsze odnalezienie wymaganych danych.

Mając przygotowane wszystkie powyższe informacje można przystąpić do przygotowania i złożenia rocznego zeznania podatkowego. Termin jest zależny od sposobu rozliczenia. Jeśli chcesz rozliczyć się w ramach Self-assessment to należy to zrobić do 31 stycznia 2022 – w innym przypadku termin wynosi 31 grudnia 2021 (dotyczy roku podatkowego 2020-2021).

Roczne zeznanie podatkowe można przygotować samodzielnie lub skorzystać z pomocy naszego biura.

Prowadzenie firmy może wiązać się z dalszymi podróżami, także zagranicznymi. I tu pojawia się pytanie – jak poprawnie rozliczyć poniesione koszty czyli delegację.
Podstawową zasadą jest, że odliczeniom podlegają tylko koszty dotyczące prowadzonej działalności.
Tak więc koszty wyjazdu np.: do Polski, Francji czy Grecji można odliczyć jedynie w przypadku gdy była to podróż w celach biznesowych. Koszty prywatne nie podlegają odliczeniu.
Jednak często się zdarza, iż podróż ma charakter mieszany – częściowo służbowy a częściowo prywatny.
Prywatnymi mogą być koszty: od dodatkowych atrakcji typu sauna lub SPA po dłuższy okres trwania podróży niż wynika to z charakteru podróży. Pokażemy to na przykładach.

Przykład 1: wyjeżdżasz do Francji w celu spotkania się z kontrahentem. Rozmowy trwają trzy dni. Jednak popołudniami i wieczorami zwiedzasz okolicę i korzystasz z lokalnych atrakcji – te dodatkowe koszty nie mogą być zaliczone jako koszty podróży służbowej.
Przykład 2: wyjeżdżasz do Polski w celu podpisania umowy. Finalizujesz kontrakt w przeciągu jednego dnia. Ale chcesz spędzić w Polsce jeszcze kilka dni odwiedzając rodzinę i znajomych – koszty wydłużonego pobytu nie podlegają odliczeniu jako koszty podróży służbowej.
Przykład 3: wyjeżdżasz do Grecji na konferencję. Towarzyszy Ci partner nie związany z Twoją firmą – koszty jego/jej wyjazdu także nie będą mogły być uznane jako koszt podróży biznesowej.

Jakie rodzaje kosztów podlegają odliczaniu:

• bilety na samolot, pociąg, prom itp.
• posiłki
• noclegi
• inne (wynajem samochodu, koszty wizy itp)

Wydatki można rozliczyć ryczałtem (określonym przez HMRC) lub na podstawie faktur.
Jeśli rozliczasz się na podstawie faktur to musisz mieć fakturę/paragon na każdy poniesiony koszt.
Ich brak może skutkować nieuznaniem takiego kosztu za zasadny a nawet nałożeniem kar, które sięgają nawet 3 tys. funtów.
Aby uniknąć wątpliwości które koszty są „służbowe” a które „prywatne” warto je rozdzielić – oddzielne rezerwacje (np. w hotelu) na poszczególne okresy pobytu (przykład 2) lub oddzielne rezerwacje dla Ciebie i Partnera (przykład 3).

Oczywiście panuje wiele mitów – czasem powielanych przez niektórych księgowych – dotyczących odliczeń ponoszonych kosztów. Jednak należy pamiętać, że urząd podatkowy ma co najmniej 5 lat na przeprowadzenie kontroli Twojej firmy od zakończenia roku obrotowego. A w przypadku kontroli wszelkie wątpliwości urzędu należy w przekonujący sposób wyjaśnić.
Dlatego zawsze warto rozliczać tylko koszty ściśle związane z prowadzoną działalnością aby w przyszłości zaoszczędzić sobie kłopotów i strat finansowych.
Potrzebujesz pomocy – napisz do nas.

1 stycznia 2021 roku Wielka Brytania faktycznie opuściła wspólny rynek europejski a co z tym się wiąże zmienił się stan prawny regulujący wymianę towarów i usług pomiędzy Wielką Brytanią a Unią Europejską. Wielka Brytania stała się dla rynku europejskiego państwem trzecim analogicznie jak Chiny czy Rosja. Dlatego w miejsce określeń „przywóz” czy „wysyłka” wracają stare określenia „import” i „eksport”.

Przed Brexitem wymiana handlowa pomiędzy Wielką Brytanią a innymi państwami Unii Europejskiej była bardzo prosta.
Przy handlu pomiędzy płatnikami VAT – kontrahenci rozliczali się na zasadach samo-naliczania podatku VAT zgodnie z regułą odwrotnego obciążenia z zerową stawką VAT – kupujący rozliczał VAT w swojej deklaracji VAT.
Przy sprzedaży podmiotom nie będącym podatnikami VAT – zazwyczaj to są konsumenci – kupujący był obciążony podatkiem VAT kraju sprzedawcy i sprzedawca opłacał podatek w swoich deklaracjach podatkowych (w ramach unijnych limitów sprzedaży na odległość). Dopiero po przekroczeniu limitu sprzedawca zmuszony był zarejestrować się w kraju konsumenta jako podatnik VAT i tam odprowadzać podatek.

Obecnie każdy export towaru objęty jest zerową stawką VAT a za opłatę podatku VAT i ewentualnego cła odpowiedzialny jest importer.

Oznacza to, że sprzedawca sprzedaje towar za cenę „netto” 0% VAT a nabywca obowiązany jest naliczyć obowiązujący w swoim kraju VAT i tu go uiścić.

W UK w przypadku importera będącego podatnikiem VAT – płatność należnego podatku i cła może być odroczona.

Gdy natomiast importer nie jest podatnikiem VAT (konsument) – należny podatek VAT i ewentualne cło musi być opłacone najpóźniej w momencie przekraczania granicy.

Jeśli eksporter nie chce obciążać konsumenta koniecznością opłaty podatku i cła to może w danym kraju zarejestrować się jako podatnik VAT lub zarejestrować działalność w UK która będzie rozprowadzać opodatkowany i oclony towar.

Inną alternatywą jest skorzystanie z platform sprzedażowych (np. Amazon) lub firm kurierskich które mogą przejąć na siebie rozliczanie należności w kraju konsumenta.

W ślad za HMRC przytaczamy zasady definiujące negatywne oddziaływanie COVID19 na przedsiębiorstwo.

Negatywne oddziaływanie na przedsiębiorstwo oznacza, że działalność musi być czasowo zawieszona lub znacząco ograniczona, nastąpił znaczący spadek przychodów i/lub wzrost kosztów.

Spowodowane to może być:

-brakiem dostępności materiałów lub przerwami w dostawach,

-brakiem lub ograniczeniem możliwości świadczenia usług,

wzrostem kosztów spowodowanych koniecznością spełnienia wymogów anty-pandemicznych,

brakiem lub ograniczeniem możliwości wykonywania pracy przez pracowników (w tym właścicieli) spowodowane samoizolacją lub chorobą, opieką nad bliskimi (dzieci lub osoby z grupy ryzyka) czy wymogami dystansu społecznego.

O to kilka przykładów podanych przez HMRC jak w praktyce interpretować poniesienie straty w związku z pandemią:

Przypadek 1.
Murarz pracował na bardzo małym placu budowy i mógł pracować podczas pandemii, ponieważ był w stanie pracować zgodnie z zasadami dystansu społecznego.
Nie poniósł strat i nie powinien aplikować o wypłatę Grantów

Przypadek 2.
Elektryk nie był w stanie znaleźć pracy od marca 2020 r. do września 2020 r. z powodu ograniczeń rządowych na budowach i ekonomicznego szpływu pandemii na firmy, w których pracował.
Poniósł straty i powinien aplikować o wypłatę obu Grantów.

Przypadek 3.
Tynkarz pracował z krótkoterminowymi umowami na różnych placach budowy. Miał tylko połowę pracy, którą normalnie wykonałaby w kwietniu 2020 r. i maju 2020 r. ponieważ niektóre place budowy zostały zamknięte. Od czerwca 2020 r. mógł normalnie pracować, ponieważ place budowy zostały ponownie otwarte.
Poniósł straty w początkowym okresie pandemii lecz później jego sytuacja wróciła do normy. Powinien aplikować o wypłatę pierwszego Granta ale drugiego już nie.

Przypadek 4.
Dekarz mógł normalnie pracować od lutego 2020 r. do sierpnia 2020 r. ponieważ pracuje na rozbudowach małych domów, które są całkowicie na zewnątrz. Jednak zaraził się korona-wirusem w sierpniu 2020 r. i nie był w stanie pracować przez 6 tygodni podczas powrotu do zdrowia.
Poniósł straty, lecz w początkowym okresie pandemii pracował normalnie. Powinien aplikować o wypłatę jedynie drugiego Granta.

Przypadek 5
Właściciel sklepu miał zamknięty sklep od marca 2020 r. do 14 czerwca 2020 r. Ponownie otworzył swój sklep w dniu 15 czerwca 2020 r. ale liczba klientów, których mógł obsługiwać, była mniejsza niż zwykle z powodu zasad dystansu społecznego. Miał także zwiększone koszty z powodu zakupu sprzętu ochronnego.
Poniósł duże straty w początkowym okresie pandemii lecz później jego sytuacja nieco się poprawiła ale nadal ponosił straty.
Powinien aplikować o wypłatę obu Grantów.

Brytyjski Urząd Skarbowy w swym działaniu zakłada uczciwość podatników co nie oznacza, że w razie wątpliwości nie będzie żądał od nas udowodnienia poniesienia tych strat. Oczywistym jest fakt, że działalność na własny rachunek rzadko daje stałe i powtarzalne dochody. Dlatego też w wielu przypadkach trudno jest określić gdzie przebiega granica pomiędzy zwykłym zmniejszeniem dochodów a stratami wynikłymi z zaistniałej pandemii. W razie wątpliwości należy ocenić czy potrafimy uzasadnić, że strata jest z powodu pandemii. Być może dobrym pomysłem byłoby przygotowanie krótkiego spisu faktów które to będą uzasadniać a do którego w razie potrzeby można sięgnąć w przyszłości.

Oczywistym jest, że prowadząc działalność gospodarczą ponosi się koszty z tym związane. Koszty te mają też bezpośredni szpływ na wysokość zysku i należnego do zapłaty podatku. W przypadku przedsiębiorstw self-employed szczególnie ważna jest poprawna kwalifikacja kosztów gdyż granica pomiędzy wydatkami na cele firmowe a prywatne jest bardzo nieostra.

Podstawową zasadą którą się należy kierować: odliczeniu podlegają tylko koszty faktycznie poniesione w celu osiągnięcia przychodu w ramach prowadzonej działalności self-employed. Wszelkie dokumenty potwierdzające te koszty należy przechowywać w celach dowodowych.

Aby ułatwić kwalifikację kosztów zamieszczamy wykaz ogólnie dozwolonych rodzajów kosztów jakie mogą być związane z prowadzoną działalnością oraz rodzaje z tym nie związane:

Koszty bezpośrednio związane z charakterem działalności.

Dopuszczalne: Koszty materiałów i usług użytych bezpośrednio do produkcji, sprzedaży przez przedsiębiorstwo wyrobów i usług.

Niedozwolone: Koszty materiałów i usług użytych w celach prywatnych.

Koszty związane z utrzymaniem ruchu prowadzonej działalności.

Dopuszczalne: Koszty napraw i konserwacji miejsca prowadzenia firmy oraz elementów wyposażenia

Niedozwolone: Koszty napraw i konserwacji lub modyfikacji miejsc wykorzystywanych w celach prywatnych.

Koszty eksploatacyjne prowadzonej działalności.

Dopuszczalne: Koszty eksploatacyjne – czynsz, media, ubezpieczenie itp. Jeśli miejsce prowadzenia firmy jest we własnym domu to koszty rozlicza się w proporcji.

Niedozwolone: Koszty zakupu nieruchomości, koszty związane z prywatnym użytkowaniem.

Koszty podróży służbowych.

Dopuszczalne: Koszty podroży służbowych, hotele, posiłki, komunikacja zbiorowa, taxi, bieżące koszty eksploatacji samochodu służbowego.

Niedozwolone: Koszty podróży prywatnych, koszt zakupu samochodu (gdy podlega odpisom amortyzacyjnym)mandaty i inne kary, koszty dojazdów z domu do miejsca prowadzenie firmy.

Koszty reklamy i marketingowe.

Dopuszczalne: Koszty reklamy w prasie, mediach, internecie; koszty próbek i innych przesyłek reklamowych.

Niedozwolone: Koszty spotkań biznesowych z klientami/kontrahentami – zakwaterowanie i poczęstunki.

Koszty profesjonalnych usług.

Dopuszczalne: Koszty – księgowy, bank, prawnik, inny niezbędny profesjonalista, firma ubezpieczeniowa..

Niedozwolone: Koszty kar za łamanie prawa, koszty rozstrzygnięć sporów, spłaty pożyczek i debetów

Koszty biurowe.

Dopuszczalne: Koszty prowadzenia biura – telefon, internet, oprogramowanie, poczta zakupy biurowe.

Niedozwolone: Koszty użycia prywatnego.

Koszty pracownicze.

Dopuszczalne: Koszty płac, pensji, składek na NI płacone przez pracodawce, opłaty agencyjne, płatności dla subkontraktorów CIS brutto,

Niedozwolone: Koszty własne płace, wypłaty środków pieniężnych bez uzasadnienia, płace za prace wykonane na cele inne niż biznesowe.

Koszty nie sklasyfikowane.

Dopuszczalne: Koszty szkoleń, niezapłacone i nie ściągalne należności od klientów, odzież niezbędna do prowadzenia biznesu. Niedozwolone: Koszty nie związane z prowadzeniem biznesu, szpłaty charytatywne, sponsoring polityczny, odzież prywatna.

Koszty amortyzacji środków trwałych.

Dopuszczalne: Koszty odpisów amortyzacyjnych środków trwałych. ..

Niedozwolone: Koszty zakupów przedmiotów podlegających kwalifikacji jako środki trwałe.

Środki trwałe.

Przedmioty o przewidywanym okresie użyteczności ekonomicznej dłuższym niż dwa lata: samochód, maszyny i narzędzia, wyposażenie (meble, sprzęt elektroniczny i inny), nieruchomości itp. W zależności od kwalifikacji stosuje się odpowiednie stawki rocznych odpisów amortyzacyjnych.

Odpowiednia kwalifikacja i ujęcie kosztów pozwala na maksymalne obniżenie należnego podatku bez ryzyka poniesienia przykrych konsekwencji w przyszłości. Dlatego warto skorzystać z usług profesjonalnego biura księgowego.

formularz kosztów

Zacznijmy od podstawowych informacji. Spółka LTD to osobny podmiot prawny, tym samym pieniądze firmowe nie należą do Ciebie nawet jeśli jesteś jej właścicielem. Możesz je wypłacić sobie w formie wynagrodzenia (jeśli jesteś zatrudniony w firmie) lub w formie dywidend. Oczywiście jako Dyrektor możesz wykorzystywać kartę firmową/konto bankowe i pieniędzmi spółki płacić za wszystkie wydatki niezbędne do prowadzenia firmy. Te zostaną zaliczone do kosztów.
Director Loan
To pożyczka dyrektorska w spółce LTD, czyli pieniądze, które bierzesz z konta firmy, ale nie możesz zakwalifikować ich jako wynagrodzenie, dywidenda lub zakup towarów i usług związanych z działalnością. Może to być przypadkowy wydatek, ale też świadoma wypłata.
Oto kilka przykładów:
– jeśli będziesz wykorzystywał firmową kartę bankową na swoje prywatne potrzeby. Dlatego warto zadbać, aby wszystkie płatności z konta firmowego dotyczyły prowadzonej działalności
– zakupisz towary, które Twoim zdaniem powinny być zaliczone do kosztów jako związane z prowadzoną działalności, jednak nimi nie będą (np. przez HMRC nie są uznawane jako koszt działalności)
– dokonałeś wypłaty z konta firmowego planując zakupy gotówkowe i nie rozliczyłeś się z wypłaconych pieniędzy (rachunkami lub innymi dokumentami).
Oczywiście każdą pożyczoną kwotę będziesz musiał spłacić.
Pożyczką dyrektorską nazywa się także szpłatę prywatnych pieniędzy Dyrektora na konto firmy w celu sfinansowania niezbędnych inwestycji lub zapobieżeniu chwilowej utraty płynności finansowej spółki. I analogicznie spółka będzie zobowiązana spłacić zaciągniętą u Ciebie pożyczkę. Director Loan Account
Należy pamiętać, że musisz prowadzić rejestr wszelkich pieniędzy, które pożyczasz lub szpłacasz do firmy – ten rejestr jest zwykle znany jako „konto pożyczkowe dyrektora” (Director’s Loan Account). Zazwyczaj rejestr ten jest tworzony przez księgowego w programie księgowym na podstawie informacji uzyskanych od Dyrektora.
W przypadku gdy nie rozliczysz się z pobranych pożyczek, HMRC potraktuje je jako „benefit in kind” czyli Twój dodatkowy dochód. Oznacza to, że jako Dyrektor będziesz musiał zapłacić podatek i składkę na ubezpieczenie społeczne. Dodatkowo, Twoja spółka będzie musiała także zapłacić podatek od kwoty pożyczki, jeśli nie spłaciłeś jej w ciągu 9 miesięcy od końca roku obrachunkowego.

Jednym z najczęściej zadawanych pytań przez naszych klientów – Dyrektorów spółek LTD jest – „jak mogę korzystać z pieniędzy z mojej spółki nie płacąc podatku?”
Skupimy się na wypłatach dla Dyrektora spółki który najczęściej jest także udziałowcem w spółce.
Należy przypomnieć, że właścicielem wszystkich wypracowanych pieniędzy jest wyłącznie spółka. Dyrektor jedynie zarządza spółką i jej funduszami. Oczywiście może otrzymywać wynagrodzenie z tytułu wykonywanej pracy.  Dodatkowo będąc udziałowcem w spółce może otrzymać dywidendy z tytułu zysków osiągniętych przez spółkę.

A więc ile może zarobić Dyrektor będąc jednocześnie udziałowcem w roku 2021/2022 aby nie płacić podatku?
Wynagrodzenie Dyrektora najczęściej jest wypłacane miesięcznie.
Wariant 1:
Aby nie opłacać żadnych danin (składki na ubezpieczenie społeczne NI oraz podatek) Dyrektor nie może zarobić więcej niż 737 funtów miesięcznie (8840 funtów rocznie). Dodatkowo jako udziałowiec może wypłacić dywidendę w kwocie 5730 funtów (do kwoty 14570) nie płacąc podatku.
Wariant 2:
Aby tylko nie płacić podatku Dyrektor nie może zarobić więcej niż 1048 funtów miesięcznie (12570 funtów rocznie). Jednak w takim przypadku musi liczyć się z koniecznością zapłaty 30.12 funtów na ubezpieczenie społeczne NI (jednocześnie spółka będzie płacić 42.92 funtów na NI jako pracodawca).  Jako udziałowiec może wypłacić dywidendę w kwocie 2000 funtów nie płacąc podatku.

Wariant 3:
Jako udziałowiec może otrzymać dywidendę w kwocie 14570 funtów nie płacąc podatku.

W przypadku wariantu 2 można nieco zredukować wysokość należnych składek na National Insurance poprzez wykorzystanie Employer Allowance. Jest to ulga dla pracodawców gdy zatrudniają pracowników.

Należy z całą mocą podkreślić, że aby udziałowiec mógł otrzymać dywidendę, spółka musi wygenerować zysk. Jest on opodatkowany podatkiem korporacyjnym (w większości stawką 19%). Ten podatek płaci spółka. Pozostała po opodatkowaniu kwota może być wypłacona w formie dywidendy. Wypłata dywidendy podlega określonej prawem procedurze. Informacje jak dywidenda powinna być prawidłowo wypłacana można znaleźć innym naszym opracowaniu.

Dlatego wybierając strategię wynagrodzenia Dyrektora należy zdecydować co jest najkorzystniejsze w danej sytuacji dla Dyrektora, udziałowca i spółki.

Więcej przydatnych informacji znajdziesz w innych artykułach.
Potrzebujesz pomocy – napisz do nas.

Prawidłowa forma wypłaty dywidendy w spółce Limited

Pośród znacznej liczby Dyrektorów będących zazwyczaj także udziałowcami spółek Limited (Ltd) ale niestety także wśród niektórych księgowych panuje przekonanie, że dywidenda jest kolejną formą wypłaty wynagrodzenia dla Dyrektora w trakcie roku podatkowego. Ma to zazwyczaj miejsce w przypadku gdy kwota wynagrodzenia zwolniona z podatku (personal allowance) Dyrektora zostanie już wykorzystana w całości.
Niestety jest to przekonanie błędne a skutkiem tego może być nieprawidłowe rozliczenie spółki po zakończeniu roku obrachunkowego i błędne naliczenie należnych podatków.

Dla wyjaśnienia należy przytoczyć definicję dywidendy w spółce Limited:
Dywidenda jest to część zysku spółki (po opodatkowaniu), którą wypłaca się posiadaczom akcji. Wypłata dywidendy jest możliwa tylko w roku, w którym spółka osiągnęła dodatni wynik finansowy (zysk), a jej wysokość zależy właśnie od wysokości zysku. Posiadacze wszystkich akcji są uprawnieni do wypłaty jednakowej dywidendy w przeliczeniu na akcję. Wyjątkiem są właściciele akcji uprzywilejowanych, które uprawniają do wyższej dywidendy. O wypłacie dywidendy decyduje walne zgromadzenie akcjonariuszy, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego spółki.

Zazwyczaj oznacza to, że aby kwestia wypłaty dywidendy mogła być wzięta pod rozwagę przez zgromadzenie akcjonariuszy:
– spółka musi zakończyć rok obrachunkowy,
– spółka musi być rozliczona – księgowy musi sporządzić sprawozdanie finansowe które będzie zatwierdzone
– spółka musi osiągnąć zysk
Jeśli walne zgromadzenie akcjonariuszy zdecyduje o wypłacie dywidendy wtedy może nastąpić jej wypłata akcjonariuszom z dopełnieniem całości procedury i na podstawie stosownych dokumentów. 

Dla dyrektora i księgowego oznacza to, że:
* wypłata dywidendy nie powinna być dokonywana przed zakończeniem roku obrachunkowego zakończonego zyskiem netto spółki,
* jeśli decyzja o wypłacie dywidendy jest podejmowana przed sporządzeniem sprawozdania finansowego (przed rozliczeniem), należy upewnić się, że walne zgromadzenie akcjonariuszy ma pełne i uzasadnione przeświadczenie, że spółka zakończy rok obrotowy zyskiem netto nie mniejszym od uchwalanej wysokości dywidendy i dopełniło wszelkich wymaganych prawem procedur,
* niedopełnienie wymaganych procedur oznacza, że wypłata nie może być zakwalifikowana jako „dywidenda”
* dywidenda nie jest kosztem spółki

Zarządzając własną firmą na pewno zastanawiasz się czy nie byłoby korzystnie aby to firma zakupiła samochód osobowy i odliczyła sobie koszty zakupu od uzyskanego przychodu zmniejszając wysokość należnego do opłacenia podatku.

W Wielkiej Brytanii wysokość i czas odliczenia kosztu zakupu samochodu osobowego jest uzależniona od wysokości jego emisji CO2.

Według wytycznych Brytyjskiego Urzędu Skarbowego (HMRC)na rok 2021:

• dla nowego samochodu o emisji CO2 0g/km – odliczenie wynosi 100% i odliczane jest w roku zakupu
• dla nowego samochodu o emisji CO2 pomiędzy 1g/km a 50g/km – odliczenie wynosi 18% rocznie
• dla używanego samochodu o emisji CO2 pomiędzy 1g/km a 50g/km – odliczenie wynosi 18% rocznie
• dla pozostałych samochodów – odliczenie wynosi 6% rocznie

Gdy samochód został zakupiony do firmy jednoosobowej (self-employed, sole-trader) odliczenia te powinny być zredukowane w proporcji w jakiej samochód jest używany do celów biznesowych i prywatnych. Na przykład: samochód używany jest w celach biznesowych w 80% to odliczeniu podlega tylko 80% kosztów zakupu samochodu.
Koszt zakupu może być także rozliczony w sposób ryczałtowy poprzez tzw. „mileage” – prowadząc ewidencję podróży biznesowych (nie dotyczy spółek LTD)

Rozważając kwestie zakupu samochodu do firmy należy uwzględnić także fakt, że ubezpieczyciele mogą stosować odmienne zasady odpowiedzialności oraz kalkulacji kosztów ubezpieczenia takiego samochodu co warto sprawdzić przed zakupem.

Jednym z bardziej popularnych rodzajów działalności “polskich” spółek Ltd w Zjednoczonym Królestwie jest branża transportowa, a konkretnie praca jako kierowca. Ponieważ zazwyczaj kierowca jest jednocześnie dyrektorem i akcjonariuszem spółki to stara się zarządzać nią tak, aby osiągnęła jak najlepsze wyniki finansowe. O wyniku finansowym decyduje dbałość jak najwyższe przychody oraz odpowiednie zarządzanie kosztami spółki. A w tych kwestiach kierowcy często wymieniają się swoją wiedzą. Jednak czy wiedza kolegi po fachu gwarantuje nam sukces?

Nasze doświadczenia pokazują, że w wielu przypadkach, dotyczących szczególnie kosztów, jednak tak nie jest.

Często, gdy informujemy o braku uzasadnienia pewnych kosztów, w odpowiedzi na nasze zastrzeżenia słyszymy „a kolega wrzucił to w koszty”

Mimo, że Brytyjski Urząd Skarbowy ma opinię jednego z bardziej przyjaznych dla biznesu, to nie znaczy, że zgadza się na wszystko. Dlatego opracował ogólne przepisy dotyczące zasad kwalifikacji kosztów.

Koszty prowadzenia spółki Ltd można podzielić na kilka grup.

Koszty pracownicze.

Wynagrodzenie dyrektora – tu dyrektor decyduje w jakiej wysokości będzie wypłacane wynagrodzenie. Często dyrektorzy ze względów podatkowych decydyją się na wypłaty wynagrodzenia w kwotach nie przekraczających kwoty zwolnionej z podatku czy kwoty zwolnionej z ubezpieczenia NI.

Wynagrodzenie innych pracowników.

Koszty związane z siedzibą i biurem spółki.

Zazwyczaj w omawianej branży, biuro i siedziba spółki jest w domu. Oznacza to, że spółka wynajmuje pomieszczenie od właściciela/użytkownika domu. Dlatego można uznać, jako koszt spółki, partycypowanie w kosztach związanych z domem – w tym kosztach związanych z mediami. Jednak procentowa wysokość tych kosztów musi być umiarkowana. W przeciwnym przypadku może grozić zmiana kwalifikacji domu na commercial property lub zakwestionowanie tych kosztów. Można zamiennie przyjąć ryczałtowy koszt w wysokości 10 funtów miesięcznie. Jeśli spółka wynajmuje adres rejestrowy (inny niż faktyczne miejsce prowadzenia działalności) to koszt ten jest uznany w całości.

Do biura można zakupić meble biurowe – biurko, fotel czy szafka – inne meble (sofa, łóżko) nie są niestety kosztem. Laptop/komputer, drukarka, papier, oprogramowanie itp. – tylko w ilości niezbędnej do prowadzenia spółki.

Telefon, internet jeśli nie jest zarejestrowany na spółkę to odliczeniu podlega tylko pewien procent tych kosztów.

Pełne odliczenia przysługują gdy umowy są zawarte na spółkę – np. umowa najmu biura w business parku, telefon komórkowy, nawigacja GPS itp.

Koszty związane z podróżami służbowymi.

Koszty podróży mogą być uznane tylko w przypadku gdy związane są bezpośrednio z prowadzeniem spółki – dojazdy do banku, kontrahenta, księgowego czy na zakupy biurowe. Jeśli samochód nie jest własnością spółki, zazwyczaj koszty te rozlicza się w postaci zryczałtowanej – stawka za przejechaną milę. Można rozliczać także na podstawie gromadzonych rachunków za paliwo itp. Oddzielnym kosztem są koszty parkowania, opłat za odcinki płatne, komunikacja publiczna itp.

Dojazdy pracowników do stałego miejsca pracy nie niestety są kosztem spółki.

W przypadku dłuższych podróży wymagających noclegu poza domem można zaliczyć w koszty nocleg w hotelu lub ryczałt za nocleg w kabinie.

Koszty związane ze szkoleniami, licencjami, badaniami lekarskimi, testami i ubezpieczeniami.

Wszelkie koszty dotyczące wymaganych szkoleń, badań, licencji i dokumentów dla kierowców są oczywiście kwalifikowane jako koszt spółki. Podobnie jak badania lekarskie, testy itp.

Ubezpieczenia wymagane w związku z wykonywaniem zawodu kierowcy lub prowadzenia spółki Ltd mogą być odliczane od przychodu.

Pozostałe koszty.

Koszt zakupu odzieży roboczej. Ale już bielizna lub ubrania prywatne (garnitur, dżinsy itp.) odzieżą roboczą nie jest.

Spotkania biznesowe, prezenty dla klientów – w zasadzie tu nie są uznawane jako koszty prowadzenia spółki. Imprezy firmowe w ograniczonym zakresie.

Koszty reklamy (tradycyjnej i internetowej), obsługa księgowa, porady.

Koszty sponsoringu lub na cele charytatywne.

Aby w przyszłości zminimalizować ryzyko problemów z Brytyjskim Urzędem Skarbowym należy stosować się do czterech zasad:

1. koszt musi być faktycznie poniesiony,

2. koszt musi być całkowicie związany z potrzebami spółki,

3. koszt musi być związany z rodzajem działalności – kierowca,

4. masz wątpliwości – korzystaj głównie z pomocy księgowego a nie kolegi po fachu.

Odpowiedź na to pytanie nie jest prosta. Dlatego dobrze będzie poznać problem od początku.

Co to jest IR 35?

Jest to zbiór przepisów i wytycznych odnoszących się do Personal Service Company (Firma świadcząca usługi osobiście) które obowiązują już kilkanaście lat. W dużym uproszczeniu określają one, czy relacje pomiędzy osobą która świadczy pracę/usługi za pośrednictwem zarządzanej przez siebie firmy (zwanej PSC – Personal Service Company) a firmą zleceniodawcy spełniają znamiona współpracy, czy zatrudnienia pracownika na umowę o pracę (kontrakt). W konsekwencji określają sposób opodatkowania dochodu za te prace/usługi.

Forma prawna Personal Service Company nie jest jasno sprecyzowana lecz w większości przypadków odnosi się do spółek Limited (Ltd); w mniejszym stopniu do samozatrudnionych (sole trader), spółek cywilnych (partnership) i innych.

Zbiór tych przepisów ma na celu unikanie optymalizacji podatkowej polegającej na ukryciu zatrudnienia pracowników skutkujące zmniejszaniem należności dla HMRC z tytułu podatków i składek National Insurance.

Przepisy te nakładają na wszystkie firmy PSC obowiązek samokontroli każdej umowy na świadczenie pracy/usługi pod kątem spełniania przesłanek zawartych w IR35. Ponieważ zdaniem rządu działania podwykonawców w tym zakresie nie są satysfakcjonujące, w roku 2021 zaczynają obowiązywać zmiany w przepisach które mają na celu uszczelnienie systemu. I tak od kwietnia 2021 egzekwowanie przepisów IR35 spada także na podmioty które zatrudniają podwykonawców.

Wprawdzie obowiązek ten będzie dotyczył tylko dużych podmiotów więc „problem” będzie dotykał tylko firm z takimi podmiotami współpracujących. Za duży podmiot uważa się firmę która ma obrót roczny przekraczający 10,2 miliona funtów; suma bilansowa przekracza 5,1 miliona funtów; ma ponad 50 pracowników.

Lecz należy pamiętać, że od kwietnia 2021 przepisy IR35 dla podwykonawców nie ulegają zmianom. Oznacza to, że podobnie jak na dzień dzisiejszy, w każdym momencie może on być poddany kontroli przez HMRC pod kątem zgodności z przepisami IR35. Skutkiem takiej kontroli może być konieczność opłacenia podatku i składek National Insurance od prawie całego przychodu ze świadczonej pracy/usług według zasad jakie obowiązują pracowników a nie przedsiębiorców.

Odpowiadając na pytanie zadane na wstępie – zmian w kwietniu 2021 mogą obawiać się kontrahenci dużych podmiotów gdyż dotychczasowe zasady współpracy mogą ulec zmianom.

Dla pozostałych usługodawców nic się nie zmieni, ale należy pamiętać, że przepisy IR35 wciąż obowiązują wszystkie firmy PSC i wiele z nich już teraz świadomie lub nieświadomie ryzykuje poniesienie konsekwencji za łamanie przepisów IR35

Jeśli masz wątpliwości czy relacje Twojej firmy z kontrahentami są zgodne z przepisami IR35 możesz wykonać test jaki udostępniło HMRC na swojej stronie (w języku angielskim). 

Jeśli wynik testu wskazuje, że Twoja praca/usługi powinny być wykonywane w oparciu o przepisy prawa pracy to istnieje bardzo duże ryzyko, że Twój klient końcowy będzie zmuszony zmienić zasady współpracy lub znaleźć innego kontrahenta. Oznacza także, w przypadku kontroli ze strony Urzędu Skarbowego (HMRC) grozi Twojej firmie konieczność opłaty „zaległych” podatków i składek na ubezpieczenie społeczne NI w łącznej wysokości od kilkunastu do kilkudziesięciu procent przychodu.

Zapewne tu każdy zadaje pytanie czy można coś robić aby nadal spokojnie prowadzić swoją działalność?

Tak, można. Należy wdrożyć takie działania, które będą wskazywać, że Twoja firma jest faktycznym biznesem a nie tylko firmą powstałą do ukrywania zatrudnienia.

Jakie to działania? Nie da się podać jednego uniwersalnego przepisu, gdyż każdy rodzaj działalności wymaga indywidualnego podejścia. Ważne jest, aby całokształt rzeczywistych działań (a nie tylko tych wynikających z dokumentów) podejmowanych w Twojej firmie wskazywał, że nie jest to przypadek ukrytego zatrudnienia.

Dlatego zachęcamy do zweryfikowania statusu IR35 już teraz i w razie potrzeby podjęcie niezbędnych działań aby zminimalizować ryzyko negatywnych konsekwencji dla swojej Firmy.

Dla łatwiejszego zrozumienia problemu można przytoczyć kilka przykładów ukrytego zatrudnienia:

Firma ochroniarska XXX świadczy usługi polegające na ochronie sieci sklepów. Codziennie pracownicy firmy pełnią dyżury według grafika sporządzonego przez zwierzchnika. Pracując na kontrakt mają prawo do urlopu i chorobowego. Firma musi od ich wynagrodzenia odprowadzać składki na ubezpieczenie NI a także ponosi koszty umundurowania. Właściciel firmy dochodzi do wniosku, że koszty te można zredukować. I każdemu pracownikowi proponuje otwarcie własnej działalności oferując wyższe stawki godzinowe ale płatne wyłącznie za przepracowany czas. W zamian pracownik będzie mógł sobie odliczyć koszty (telefon, uniform, biuro itp.) i zapłaci niższy podatek i składki na NI. Jednak pracownicy nadal pracują według grafika sporządzanego przez pracownika firmy XXX.

Firma Jan Kowalski Ltd współpracuje z firmą kurierską LOG Limited. Praca polega na dostarczaniu przesyłek klientom. Pan Jan Kowalski, dyrektor i pracownik firmy Jan Kowalski Ltd jak co dzień przychodzi rano do siedziby firmy LOG Limited, wsiada do załadowanego paczkami samochodu i rozwozi paczki. Po powrocie oddaje pusty samochód, kończy pracę i idzie do domu. Na zakończenie miesiąca firma LOG Limited przesyła mu zestawienie wykonanych dostaw celem wystawienia faktury za usługę. Pan Jan wypłaca sam sobie wynagrodzenie i dywidendy.

Pani Maria prowadzi firmę cateringową. Współpracuje z prywatnym przedszkolem w Londynie. Jej praca polega na przygotowywaniu posiłków zgodnie z zaleceniami dyrekcji przedszkola. Codziennie przychodzi rano do przedszkola. Przygotowuje posiłki w przedszkolnej kuchni oraz sporządza listy zakupów dla dyrektora przedszkola. Popołudniu opuszcza przedszkole i wraca do domu. Obowiązana jest używać takiego samego uniformu jak pracownicy przedszkola oraz uczestniczyć w naradach, szkoleniach i imprezach (Christmas Party).

Wszyscy płatnicy podatku VAT w Wielkiej Brytanii na pewno znają skrót MTD. Lecz dla pozostałych przedsiębiorców niekoniecznie musi być znany.
A więc co to jest MTD?
Making Tax Digital oznacza cyfryzację Brytyjskiego Systemu Podatkowego.

Od 1 kwietnia 2019 cyfryzacja objęła płatników podatku VAT. Obowiązkowo dla obrotu przekraczającego 85 tysięcy funtów, natomiast dobrowolnie poniżej tej kwoty.

Od 6 kwietnia 2023 program MTD ma objąć również firmy self-employed o przychodzie przekraczającym 10 tysięcy funtów. Oznacza to, że pozostało tylko dwa lata aby przygotować się na zmiany. Lecz otwarci na nowinki przedsiębiorcy mogą dobrowolnie przystąpić do programu MTD już teraz.
Co się zmieni w praktyce ?
1. HMRC będzie mógł na bieżąco monitorować wszelkie transakcje biznesowe a nie dopiero po zakończeniu roku podatkowego.
2. Wszelkie dokumenty księgowe będą musiały być ewidencjonowane i przechowywane w formie cyfrowej – elektroniczne faktury, skany lub zdjęcia dokumentów tradycyjnych.
3. Wszystkie dane dla HMRC będą musiały być także cyfrowe. Więc wszelkie ewidencje papierowe, tabelki czy arkusze kalkulacyjne typu exel stracą rację bytu.
4. Oprogramowanie musi stać się kompatybilne z wymogami HMRC
Wszystko brzmi trochę groźnie ale nie trzeba panikować.
Jeśli jesteś systematycznym przedsiębiorcą który korzysta z usług biura księgowego to zmiany dotkną Cię w minimalnym stopniu.
Jeśli natomiast nie masz swojego księgowego to niestety albo musisz postarać się o zaakceptowany przez HMRC program księgowy lub podjąć współpracę z biurem księgowym.