STREFA WIEDZY

Strefa wiedzy  – miejsce gdzie chcemy podzielić się wiedzą dotyczącą spraw związanych z należnościami podatkowym, ubezpieczeniami i wymogami brytyjskiego prawa. Wierzymy, że niezależnie czy jesteś zwykłym pracownikiem, dyrektorem Limited Company lub właścicielem małej firmy (self-employed) będziesz mógł  znaleźć coś dla siebie.

Oczywiście jeśli Twoja indywidualna sprawa budzi Twoje wątpliwości możesz do nas napisać i postaramy się pomóc. 

Osoby pracujące na etat (employee) oraz nieprowadzące żadnej działalności gospodarczej

Koronawirus – pomoc rządowa dla pracowników

Jeśli w związku z koronawirusem musisz zostać w domu pracodawca jest obowiązany wypłacać co najmniej ustawowy zasiłek chorobowy (Statutory Sick Pay) Wynosi on 94.25 £ tygodniowo. Jest on płatny już od pierwszego dnia a nie od czwartego jak poprzednio. Zalecana jest rozmowa z pracodawcą aby sprawdzić swoje uprawnienia do zasiłku chorobowego. Nie ma obowiązku przedkładania zaświadczenia od lekarza GP. Wystarczy powiadomić pracodawcę o konieczności pozostania w domu. Jeśli pracodawca będzie wymagał potwierdzenia wystarczy skorzystać z servisu NHS111online i tam uzyskać potwierdzenie (ISOLATION NOTE – które zastępuje SICK NOTE) Potwierdzenie to (ISOLATION NOTE) jest uznawane w Job Centre jako usprawiedliwienie nieobecności na spotkaniu.

Gdy Twoj pracodawca w związku z koronawirusem ma trudności z zapewnieniem Ci pracy a tym samym wynagrodzenia i rozważa możliwość zwolnienia Cię z pracy, Rząd Wielkiej Brytanii oferuje pomoc w postaci wsparcia finansowego aby utrzymać Twoje stanowisko pracy. Jeśli Twój pracodawca chce uzyskać takie wsparcie, musi to z Tobą przedyskutować i zakwalifikować Cię jako przymusowo urlopowanego. Oznacza to że nie możesz wykonywać dla niego pracy ale będziesz otrzymywał wypłatę. Twój pracodawca może otrzymać dotację do 80% Twojego wynagrodzenia (nie więcej niż 2500 miesięcznie) na wszystkie koszty Twojego zatrudnienia. Może on sfinansować różnicę pomiędzy Twoim normalnym wynagrodzeniem a dotacją ale nie ma takiego obowiązku. Dzięki temu będziesz mógł w przyszłości wrócic na swoje stanowisko. Pomoc ma obowiązywać od 1 marca przez 3 miesiące z możliwością przedłużenia.

W każdym momencie gdy Twoje dochody ulegną obniżeniu możesz aplikować o Universal Credit oferujący rożne formy wsparcia np. koszty najmu. Na czas epidemii wymogi zostają tymczasowo złagodzone aby skuteczniej wesprzeć potrzebujących.

Personal Tax Account

Personal Tax Account – to Twoje osobiste konto podatkowe.

To narzędzie stworzone przez Brytyjski Urząd – HMRC- może być bardzo przydatne dla Ciebie.

Możesz tam:

sprawdzić szacunkowy podatek do zapłaty za dany rok – Income Tax estimate,

sprawdzić poprawność kodu podatkowego – Tax Code

ubiegać się o zwrot już zapłaconego – Tax refund,

wypełnić, wysłać osobiste zeznanie podatkowe – Personal tax return

sprawdzić i uaktualnić dane dotyczące ulg podatkowych – Tax Credits

sprawdzić lub odzyskać numer ubezpieczenia społecznego – National Insurance number

sprawdzić swoją przyszłą emeryturę – State Pension

sprawdzić i uaktualnić ulgę małżeńską – Marriage Allowance

sprawdzić i uaktualnić dodatki pracownicze – samochód służbowy, ubezpieczenie medyczne.

Aby aktywować Personal Tax Account należy przejść na stronę HMRC używając poniższego linka: https://www.gov.uk/personal-tax-account Tu zostanie nadany numer identyfikacyjny ( Goverment Gateway ID).

Do uzupełnienia wymaganych danych będą potrzebne:

1. Dla osób zatrudnionych na kontrakt pracowniczy: – National Insurance number – ostatni payslip ( potwierdzenie wypłaty) lub P60 po zakończonym roku – lub UK paszport

2. Dla osób samo-zatrudnionych: – adres w Wielkiej Brytanii, – ważny paszport lub ważne brytyjskie prawo jazdy.

Potrzebny jest także aktywny adres mailowy na który zostanie przysłany numer identyfikacyjny (Goverment Gateway ID) oraz specjalny kod weryfikacyjny. Następnie będzie trzeba podać dane o które serwis poprosi. Możesz zostać poproszony również o podanie numeru telefonu ( jako dodatkowe zabezpieczenie Twoich danych) na który będzie przesyłany kod autoryzacyjny za każdym razem w momencie logowania. Uczulamy aby podać swój lub rodzinny telefon, gdyż późniejsza zamiana na inny numer nie jest prosta. Pamiętaj jednak aby zapamiętać hasło i ID w bezpiecznym miejscu, a unikniesz komplikacji przy ponownym logowaniu w przyszłości.

Z większości opcji oferowanych w Personal Tax Account możesz także korzystać za pośrednictwem Biur księgowych.

Dziecko jako pracownik

Gdy nadchodzi lato a wraz z nim wakacje, dzieci opuszczając szkolne klasy często wymagają nadzoru. Wymaga to od pracujących rodziców inwencji aby taki nadzór zapewnić. Nie zawsze jest możliwość skorzystania z usług rodziny czy znajomych, co może powodować zawirowania w pracy.

Ale dla rodziców którzy pracują u siebie jako self-employed lub w spółce Limited jest pewna możliwość zamiany tego problemu w korzyść.

O co chodzi?

Mianowicie o możliwość zatrudnienia dziecka we własnej firmie.

Oprócz niewątpliwych walorów wychowawczych można uzyskać w firmie dodatkowe profity – wynagrodzenie za pracę dziecka jest kosztem dla firmy a więc pomniejsza kwotę dochodu jaka podlega opodatkowaniu – w rezultacie należny do zapłacenia podatek jest mniejszy. Także za wynagrodzenie dziecka nie trzeba opłacać podatku oraz składek za ubezpieczenie społeczne.

Zatrudnienie dziecka można kontynuować także po rozpoczęciu nowego semestru nauki.

Przykład – zatrudniamy nasze dziecko na 25 godzin tygodniowo ze stawką 6 funtów za godzinę. Przez cztery tygodnie wakacji wypłacimy 600 funtów. Ponieważ zostanie to zaliczone jako koszt, zaoszczędzimy na podatku co najmniej 120 funtów.

Jednak zatrudnienie dziecka musi być w zgodzie z obowiązującym prawem:

  • dziecko musi mieć ukończone 13 lat

  • dziecko nie może pracować w otoczeniu przemysłowym (np. produkcja) i w zawodzie który może szkodzić zdrowiu fizycznemu lub psychicznemu oraz jego edukacji

  • dziecko nie może pracować więcej niż ustalone tygodniowe limity godzin – w wakacje (13-14lat / 25 godzin, 15-16lat / 35 godzin); w trakcie semestru nauki 12 godzin

  • koniecznym jest uzyskanie zgody lokalnych władz – County Council

Aby być w zgodzie z wymogami Urzędu Skarbowego – HMRC:

  • dziecko musi być zatrudnione jak każdy inny pracownik – musi być stworzone i opisane stanowisko pracy,

  • dziecko musi mieć ustaloną stawkę za godzinę pracy (nie może być niższa niż minimalna i nie może być za wysoka),

  • dziecko musi otrzymywać payslip i potwierdzenie otrzymania pieniędzy

Szczegółowe ustalenia dotyczące konkretnego przypadku można znaleźć na stronach HMRC i lokalnego County Council lub korzystać z pomocy naszego biura.

Ulga małżeńska – Marriage Allowance

Ulga małżeńska – dodatkowy „benefit” od rządu brytyjskiego.

Jest to element polityki prorodzinnej. Każde małżeństwo oraz partnerzy w związkach cywilnych mogą skorzystać z ulgi małżeńskiej (marriage allowance) o ile ich dochody mieszczą się w odpowiednich przedziałach.

Kto może skorzystać z marriage allowance?

Oczywiście małżeństwa. Także partnerzy w związkach partnerskich. Dużo wątpliwości budzi określenie partnerzy – dotyczy to wyłącznie zarejestrowanych związków partnerskich – niestety mimo wielu krążących opinii nie dotyczy to par żyjących w nieformalnych związkach.

Jednocześnie jeden ze współmałżonków (partnerów) musi mieć dochody nie przekraczające 12500 funtów a drugi mieć dochody zawierające się pomiędzy 12501 a 50000 funtów (w Szkocji 43430 funtów) – dotyczy to roku podatkowego 2019/2020.

Jak działa marriage allowance?

Osoba posiadająca mniejsze dochody może „przekazać” część swojej kwoty zwolnionej z podatku drugiej osobie mającej wyższe dochody. Maksymalna kwota jaka może być „przekazana” to 1250 funtów. Oznacza to, że można zyskać do 250 funtów w niższym wymaganym podatku od dochodów.

Można aplikować do dwóch lat podatkowych wstecz.

Ulga małżeńska dotyczy wszystkich osób pracujących – na etacie (employee) oraz samo-zatrudnionych (self-employed).

Aby skorzystać z marriage allowance należy złożyć stosowną aplikacje.

Aplikacje musi składać osoba której dochody są niższe.

Gdy już rozpoczniecie korzystanie z ulgi małżeńskiej to będziecie z niej korzystać do czasu gdy małżeństwo (związek partnerski) ulegnie rozpadowi (przez rozwód lub śmierć) lub dobrowolnie zrezygnujecie z tej ulgi.

Działalność gospodarcza: Spółki – Limited Company; Self-employed/Sole-trader

Koronawirus – pomoc rządowa dla małych przedsiębiorców self-employed

Wszystkie przedsiębiorstwa otrzymują wsparcie przez odroczenie płatności podatku dochodowego i podatku VAT.

Płatność podatku dochodowego (Income Tax) należna do zapłaty do 31 lipca 2020 zostaje odroczona do 31 stycznia 2021r

W okresie od 20 marca 2020 do 30 czerwca 2020 zawieszony jest obowiązek zapłaty podatku VAT (nie zwalnia to z obowiązku złożenia deklaracji podatkowej VAT). Naliczone zobowiązania za ten okres mają być spłacone do 5 kwietnia 2021r. Zwroty podatku będą dokonywane jak zwykle.

Gdy dochody dramatycznie spadają można ubiegać się o Universal Credit pod warunkiem spełnienia obowiązujących kryteriów. Jednak od 6 kwietnia wymogi formalne oraz dotyczące minimalnego dochodu zostaną tymczasowo, na czas epidemii, złagodzone aby wesprzeć ekonomicznie przedsiębiorców i pozwolić działać zgodnie z wytycznymi rządowymi dotyczącymi tzw. dystansu społecznego i izolacji.

Niektóre rodzaje działalności mogą spodziewać się innych ulg podatkowych ale o tym władze będą informować oddzielnie.

Self-employed – dozwolone koszty odliczeń

Oczywistym jest, że prowadząc działalność gospodarczą ponosi się koszty z tym związane. Koszty te mają też bezpośredni szpływ na wysokość zysku i należnego do zapłaty podatku. W przypadku przedsiębiorstw self-employed szczególnie ważna jest poprawna kwalifikacja kosztów gdyż granica pomiędzy wydatkami na cele firmowe a prywatne jest bardzo nieostra.

Podstawową zasadą którą się należy kierować: odliczeniu podlegają tylko koszty faktycznie poniesione w celu osiągnięcia przychodu w ramach prowadzonej działalności self-employed. Wszelkie dokumenty potwierdzające te koszty należy przechowywać w celach dowodowych.

Aby ułatwić kwalifikację kosztów zamieszczamy wykaz ogólnie dozwolonych rodzajów kosztów jakie mogą być związane z prowadzoną działalnością oraz rodzaje z tym nie związane:

Koszty bezpośrednio związane z charakterem działalności.

Dopuszczalne: Koszty materiałów i usług użytych bezpośrednio do produkcji, sprzedaży przez przedsiębiorstwo wyrobów i usług.

Niedozwolone: Koszty materiałów i usług użytych w celach prywatnych.

Koszty związane z utrzymaniem ruchu prowadzonej działalności.

Dopuszczalne: Koszty napraw i konserwacji miejsca prowadzenia firmy oraz elementów wyposażenia

Niedozwolone: Koszty napraw i konserwacji lub modyfikacji miejsc wykorzystywanych w celach prywatnych.

Koszty eksploatacyjne prowadzonej działalności.

Dopuszczalne: Koszty eksploatacyjne – czynsz, media, ubezpieczenie itp. Jeśli miejsce prowadzenia firmy jest we własnym domu to koszty rozlicza się w proporcji.

Niedozwolone: Koszty zakupu nieruchomości, koszty związane z prywatnym użytkowaniem.

Koszty podróży służbowych.

Dopuszczalne: Koszty podroży służbowych, hotele, posiłki, komunikacja zbiorowa, taxi, bieżące koszty eksploatacji samochodu służbowego.

Niedozwolone: Koszty podróży prywatnych, koszt zakupu samochodu (gdy podlega odpisom amortyzacyjnym)mandaty i inne kary, koszty dojazdów z domu do miejsca prowadzenie firmy.

Koszty reklamy i marketingowe.

Dopuszczalne: Koszty reklamy w prasie, mediach, internecie; koszty próbek i innych przesyłek reklamowych.

Niedozwolone: Koszty spotkań biznesowych z klientami/kontrahentami – zakwaterowanie i poczęstunki.

Koszty profesjonalnych usług.

Dopuszczalne: Koszty – księgowy, bank, prawnik, inny niezbędny profesjonalista, firma ubezpieczeniowa..

Niedozwolone: Koszty kar za łamanie prawa, koszty rozstrzygnięć sporów, spłaty pożyczek i debetów

Koszty biurowe.

Dopuszczalne: Koszty prowadzenia biura – telefon, internet, oprogramowanie, poczta zakupy biurowe.

Niedozwolone: Koszty użycia prywatnego.

Koszty pracownicze.

Dopuszczalne: Koszty płac, pensji, składek na NI płacone przez pracodawce, opłaty agencyjne, płatności dla subkontraktorów CIS brutto,

Niedozwolone: Koszty własne płace, wypłaty środków pieniężnych bez uzasadnienia, płace za prace wykonane na cele inne niż biznesowe.

Koszty nie sklasyfikowane.

Dopuszczalne: Koszty szkoleń, niezapłacone i nie ściągalne należności od klientów, odzież niezbędna do prowadzenia biznesu. Niedozwolone: Koszty nie związane z prowadzeniem biznesu, szpłaty charytatywne, sponsoring polityczny, odzież prywatna.

Koszty amortyzacji środków trwałych.

Dopuszczalne: Koszty odpisów amortyzacyjnych środków trwałych. ..

Niedozwolone: Koszty zakupów przedmiotów podlegających kwalifikacji jako środki trwałe.

Środki trwałe.

Przedmioty o przewidywanym okresie użyteczności ekonomicznej dłuższym niż dwa lata: samochód, maszyny i narzędzia, wyposażenie (meble, sprzęt elektroniczny i inny), nieruchomości itp. W zależności od kwalifikacji stosuje się odpowiednie stawki rocznych odpisów amortyzacyjnych.

Odpowiednia kwalifikacja i ujęcie kosztów pozwala na maksymalne obniżenie należnego podatku bez ryzyka poniesienia przykrych konsekwencji w przyszłości. Dlatego warto skorzystać z usług profesjonalnego biura księgowego.

Prawidłowa forma wypłaty dywidendy ze spółki Limited

Prawidłowa forma wypłaty dywidendy w spółce Limited

Pośród znacznej liczby Dyrektorów spółek Limited (Ltd) ale także niestety wśród niektórych księgowych panuje przekonanie, że dywidenda jest kolejną formą wypłaty wynagrodzenia dla Dyrektora w trakcie roku podatkowego. Ma to zazwyczaj miejsce w przypadku gdy kwota wynagrodzenia zwolniona z podatku (personal allowance) Dyrektora zostanie już wykorzystana w całości.
Niestety jest to przekonanie błędne a skutkiem tego może być 
nieprawidłowe rozliczenie spółki po zakończeniu roku obrachunkowego i błędne naliczenie należnych podatków.

Dla wyjaśnienia należy przytoczyć definicję dywidendy w spółce Limited:
Dywidenda jest to część zysku spółki (po opodatkowaniu), którą wypłaca się posiadaczom akcji. Wypłata dywidendy jest możliwa tylko w roku, w którym spółka osiągnęła dodatni wynik finansowy (zysk), a jej wysokość zależy właśnie od wysokości zysku. Posiadacze wszystkich akcji są uprawnieni do wypłaty jednakowej dywidendy w przeliczeniu na akcję. Wyjątkiem są właściciele akcji uprzywilejowanych, które uprawniają do wyższej dywidendy. O wypłacie dywidendy decyduje walne zgromadzenie akcjonariuszy, które odbywa się po zakończeniu roku obrachunkowego i zatwierdzeniu sprawozdania finansowego spółki.

Oznacza to, że aby kwestia wypłaty dywidendy mogła być wzięta pod rozwagę przez zgromadzenie akcjonariuszy:
– spółka musi zakończyć rok obrachunkowy,
– spółka musi być rozliczona – księgowy musi sporządzić sprawozdanie finansowe które będzie zatwierdzone
– spółka musi osiągnąć zysk
Jeśli walne zgromadzenie akcjonariuszy zdecyduje o wypłacie dywidendy wtedy może nastąpić jej wypłata akcjonariuszom.

Dla dyrektora i księgowego oznacza to, że:
* nie jest możliwym wypłata dywidendy przed zakończeniem roku obrachunkowego,
* nie jest możliwym wypłata dywidendy przez sporządzeniem sprawozdania finansowego (rozliczeniem)
* nie jest możliwym wypłata dywidendy w wysokości wyższej niż wysokość uzyskanego przez spółkę zysku netto (po opodatkowaniu podatkiem korporacyjnym)
* dywidenda nie jest kosztem spółki

Zakup samochodu osobowego przez firmę

Zarządzając własną firmą na pewno zastanawiasz się czy nie byłoby korzystnie aby to firma zakupiła samochód osobowy i odliczyła sobie koszty zakupu od uzyskanego przychodu zmniejszając wysokość należnego do opłacenia podatku.

W Wielkiej Brytanii wysokość i czas odliczenia kosztu zakupu samochodu osobowego jest uzależniona od wysokości jego emisji CO2.

Według wytycznych Brytyjskiego Urzędu Skarbowego (HMRC)na rok 2019:

  • dla nowego samochodu o emisji CO2 poniżej 50g/km – odliczenie wynosi 100% i odliczane jest w roku zakupu
  • dla nowego samochodu o emisji CO2 pomiędzy 50g/km a 110g/km – odliczenie wynosi 18% rocznie
  • dla używanego samochodu o emisji CO2 poniżej 110g/km – odliczenie wynosi 18% rocznie
  • dla pozostałych samochodów – odliczenie wynosi 8% rocznie

Gdy samochód został zakupiony do firmy jednoosobowej (self-employed, sole-trader) odliczenia te powinny być zredukowane w proporcji w jakiej samochód jest używany do celów biznesowych i prywatnych. Na przykład: samochód używany jest w celach biznesowych w 80% to odliczeniu podlega tylko 80% kosztów zakupu samochodu.

Gdy samochód został zakupiony do firmy LTD odliczeniu podlega całość w/w kosztów.

Rozważając kwestie zakupu samochodu do firmy należy uwzględnić także fakt, że ubezpieczyciele mogą stosować odmienne zasady odpowiedzialności oraz kalkulacji kosztów ubezpieczenia takiego samochodu co warto sprawdzić przed zakupem.

Podatek VAT od zakupu samochodu osobowego generalnie nie może być odliczony. Wyjątkiem są firmy oferujące usługi taxi, oferujące wynajem samochodów (także z kierowcą) oraz oferujące naukę jazdy.

Koszty kierowców HGV

Jednym z bardziej popularnych rodzajów działalności “polskich” spółek Ltd w Zjednoczonym Królestwie jest branża transportowa, a konkretnie praca jako kierowca. Ponieważ zazwyczaj kierowca jest jednocześnie dyrektorem i akcjonariuszem spółki to stara się zarządzać nią tak, aby osiągnęła jak najlepsze wyniki finansowe. O wyniku finansowym decyduje dbałość jak najwyższe przychody oraz odpowiednie zarządzanie kosztami spółki. A w tych kwestiach kierowcy często wymieniają się swoją wiedzą. Jednak czy wiedza kolegi po fachu gwarantuje nam sukces?

Nasze doświadczenia pokazują, że w wielu przypadkach dotyczących szczególnie kosztów jednak tak nie jest.

Często, gdy informujemy o braku uzasadnienia pewnych kosztów, w odpowiedzi na nasze zastrzeżenia słyszymy „a kolega wrzucił to w koszty”

Mimo, że Brytyjski Urząd Skarbowy ma opinię jednego z bardziej przyjaznych dla biznesu, to nie oznacza, że zgadza się na wszystko. Dlatego opracował ogólne przepisy dotyczące zasad kwalifikacji kosztów.

 

Koszty prowadzenia spółki Ltd można podzielić na kilka grup.

Koszty związane z siedzibą i biurem spółki.

Zazwyczaj w omawianej branży, biuro i siedziba spółki jest w domu. Co oznacza, że spółka wynajmuje pomieszczenie od właściciela/użytkownika domu. Dlatego można uznać jako koszt spółki partycypowanie w kosztach związanych z domem – w tym kosztach związanych z mediami. Jednak procentowa wysokość tych kosztów musi być umiarkowana. W przeciwnym przypadku może grozić zmiana kwalifikacji domu na commercial property lub zakwestionowanie tych kosztów.

Do biura można zakupić meble biurowe – biurko, fotel czy szafka – inne meble (sofa, łóżko) nie są niestety kosztem. Laptop, drukarka, papier, oprogramowanie itp. – tylko w ilości niezbędnej do prowadzenia spółki.

Telefon, internet jeśli nie jest zarejestrowany na spółkę to odliczeniu podlega tylko pewien procent tych kosztów.

Pełne odliczenia przysługują gdy umowy są zawarte na spółkę – np. umowa najmu biura w business parku, telefon komórkowy, nawigacja GPS itp.

 

Koszty związane z podróżami służbowymi.

Koszty podróży mogą być uznane tylko w przypadku gdy związane są bezpośrednio z prowadzeniem spółki – dojazdy do banku, kontrahenta, księgowego czy na zakupy biurowe.

Dojazdy pracowników do stałego miejsca pracy nie są kosztem spółki.

 

Koszty związane ze szkoleniami, licencjami i ubezpieczeniami.

Wszelkie koszty dotyczące wymaganych szkoleń, badań, licencji i dokumentów dla kierowców są oczywiście kwalifikowane jako koszt spółki.

Ubezpieczenia wymagane w związku z wykonywaniem zawodu kierowcy lub prowadzenia spółki Ltd mogą być odliczane od przychodu.

 

Pozostałe koszty.

Koszt zakupu odzieży roboczej. Ale już bielizna lub ubrania prywatne (garnitur, dżinsy itp.) odzieżą roboczą nie jest.

Spotkania biznesowe, imprezy firmowe, prezenty dla klientów – w zasadzie tu nie są uznawane jako koszty prowadzenia spółki.

 

Aby w przyszłości zminimalizować ryzyko problemów z Brytyjskim Urzędem Skarbowym należy stosować się do czterech zasad:

1. koszt musi być faktycznie poniesiony,

2. koszt musi być całkowicie związany z potrzebami spółki,

3. koszt musi być związany z rodzajem działalności – kierowca,

4. masz wątpliwości – korzystaj głównie z pomocy księgowego a nie kolegi po fachu.

IR35 – czy należy się obawiać zmian w kwietniu 2020

Odpowiedź na to pytanie nie jest prosta. Dlatego dobrze będzie poznać problem od początku.

Co to jest IR 35?

Jest to zbiór przepisów i wytycznych odnoszących się do Personal Service Company (Firma świadcząca usługi osobiście) które obowiązują już kilkanaście lat. W dużym uproszczeniu określają one, czy relacje pomiędzy osobą która świadczy pracę/usługi za pośrednictwem zarządzanej przez siebie firmy (zwanej PSC – Personal Service Company) a firmą zleceniodawcy spełniają znamiona współpracy, czy zatrudnienia pracownika na umowę o pracę (kontrakt). W konsekwencji określają sposób opodatkowania dochodu za te prace/usługi.

Forma prawna Personal Service Company nie jest jasno sprecyzowana lecz w większości przypadków odnosi się do spółek Limited (Ltd); w mniejszym stopniu do samozatrudnionych (sole trader), spółek cywilnych (partnership) i innych.

Zbiór tych przepisów ma na celu unikanie optymalizacji podatkowej polegającej na ukryciu zatrudnienia pracowników skutkujące zmniejszaniem należności dla HMRC z tytułu podatków i składek National Insurance.

Przepisy te nakładają na wszystkie firmy PSC obowiązek samokontroli każdej umowy na świadczenie pracy/usługi pod kątem spełniania przesłanek zawartych w IR35. Ponieważ zdaniem rządu działania podwykonawców w tym zakresie nie są satysfakcjonujące, w roku 2020 zaczynają obowiązywać zmiany w przepisach które mają na celu uszczelnienie systemu. I tak od kwietnia 2020 egzekwowanie przepisów IR35 spada także na podmioty które zatrudniają podwykonawców.

Wprawdzie obowiązek ten będzie dotyczył tylko dużych podmiotów więc „problem” będzie dotykał tylko firm z takimi podmiotami współpracujących. Za duży podmiot uważa się firmę która ma obrót roczny przekraczający 10,2 miliona funtów; suma bilansowa przekracza 5,1 miliona funtów; ma ponad 50 pracowników.

Lecz należy pamiętać, że od kwietnia 2020 przepisy IR35 dla podwykonawców nie ulegają zmianom. Oznacza to, że podobnie jak na dzień dzisiejszy, w każdym momencie może on być poddany kontroli przez HMRC pod kątem zgodności z przepisami IR35. Skutkiem takiej kontroli może być konieczność opłacenia podatku i składek National Insurance od prawie całego przychodu ze świadczonej pracy/usług według zasad jakie obowiązują pracowników a nie przedsiębiorców.

Odpowiadając na pytanie zadane na wstępie – zmian w kwietniu 2020 mogą obawiać się kontrahenci dużych podmiotów gdyż dotychczasowe zasady współpracy mogą ulec zmianom.

Dla pozostałych usługodawców nic się nie zmieni, ale należy pamiętać, że przepisy IR35 wciąż obowiązują wszystkie firmy PSC i wiele z nich już teraz świadomie lub nieświadomie ryzykuje poniesienie konsekwencji za łamanie przepisów IR35

Jeśli masz wątpliwości czy relacje Twojej firmy z kontrahentami są zgodne z przepisami IR35 możesz wykonać test jaki udostępniło HMRC na swojej stronie (w języku angielskim). Możesz poradzić się w swoim biurze księgowym. Możesz także zlecić wykonanie takiego testu w naszym biurze odpowiadając na pytania w języku polskim. Formularz z pytaniami znajduje się tutaj.

Jeśli wynik testu wskazuje, że Twoja praca/usługi powinny być wykonywane w oparciu o przepisy prawa pracy to istnieje bardzo duże ryzyko, że Twój klient końcowy będzie zmuszony zmienić zasady współpracy lub znaleźć innego kontrahenta. Oznacza także, w przypadku kontroli ze strony Urzędu Skarbowego (HMRC) grozi Twojej firmie konieczność opłaty „zaległych” podatków i składek na ubezpieczenie społeczne NI w łącznej wysokości od kilkunastu do kilkudziesięciu procent przychodu.

Zapewne tu każdy zadaje pytanie czy można coś robić aby nadal spokojnie prowadzić swoją działalność?

Tak, można. Należy wdrożyć takie działania, które będą wskazywać, że Twoja firma jest faktycznym biznesem a nie tylko firmą powstałą do ukrywania zatrudnienia.

Jakie to działania? Nie da się podać jednego uniwersalnego przepisu, gdyż każdy rodzaj działalności wymaga indywidualnego podejścia. Ważne jest, aby całokształt rzeczywistych działań (a nie tylko tych wynikających z dokumentów) podejmowanych w Twojej firmie wskazywał, że nie jest to przypadek ukrytego zatrudnienia.

Dlatego zachęcamy do zweryfikowania statusu IR35 już teraz i w razie potrzeby podjęcie niezbędnych działań aby zminimalizować ryzyko negatywnych konsekwencji dla swojej Firmy.

Dla łatwiejszego zrozumienia problemu można przytoczyć kilka przykładów ukrytego zatrudnienia:

Firma ochroniarska XXX świadczy usługi polegające na ochronie sieci sklepów. Codziennie pracownicy firmy pełnią dyżury według grafika sporządzonego przez zwierzchnika. Pracując na kontrakt mają prawo do urlopu i chorobowego. Firma musi od ich wynagrodzenia odprowadzać składki na ubezpieczenie NI a także ponosi koszty umundurowania. Właściciel firmy dochodzi do wniosku, że koszty te można zredukować. I każdemu pracownikowi proponuje otwarcie własnej działalności oferując wyższe stawki godzinowe ale płatne wyłącznie za przepracowany czas. W zamian pracownik będzie mógł sobie odliczyć koszty (telefon, uniform, biuro itp.) i zapłaci niższy podatek i składki na NI. Jednak pracownicy nadal pracują według grafika sporządzanego przez pracownika firmy XXX.

Firma Jan Kowalski Ltd współpracuje z firmą kurierską LOG Limited. Praca polega na dostarczaniu przesyłek klientom. Pan Jan Kowalski, dyrektor i pracownik firmy Jan Kowalski Ltd jak co dzień przychodzi rano do siedziby firmy LOG Limited, wsiada do załadowanego paczkami samochodu i rozwozi paczki. Po powrocie oddaje pusty samochód, kończy pracę i idzie do domu. Na zakończenie miesiąca firma LOG Limited przesyła mu zestawienie wykonanych dostaw celem wystawienia faktury za usługę. Pan Jan wypłaca sam sobie wynagrodzenie i dywidendy.

Pani Maria prowadzi firmę cateringową. Współpracuje z prywatnym przedszkolem w Londynie. Jej praca polega na przygotowywaniu posiłków zgodnie z zaleceniami dyrekcji przedszkola. Codziennie przychodzi rano do przedszkola. Przygotowuje posiłki w przedszkolnej kuchni oraz sporządza listy zakupów dla dyrektora przedszkola. Popołudniu opuszcza przedszkole i wraca do domu. Obowiązana jest używać takiego samego uniformu jak pracownicy przedszkola oraz uczestniczyć w naradach, szkoleniach i imprezach (Christmas Party).

MTD dla self-employed

Wszyscy płatnicy podatku VAT w Wielkiej Brytanii na pewno znają skrót MTD. Lecz dla pozostałych przedsiębiorców niekoniecznie musi być znany.
A więc co to jest MTD?
Making Tax Digital oznacza cyfryzację Brytyjskiego Systemu Podatkowego.
Od 1 kwietnia 2019 cyfryzacja objęła płatników podatku VAT, natomiast od 1 kwietnia 2020 obejmie również firmy self-employed. Oznacza to, że mijający rok jest ostatnim w którym samo-zatrudnieni rozliczają się na starych zasadach. A więc pozostało tylko kilka miesięcy aby przygotować się na zmiany.
Co się zmieni w praktyce ?
1. HMRC będzie mógł na bieżąco monitorować wszelkie transakcje biznesowe a nie dopiero po zakończeniu roku podatkowego.
2. Wszelkie dokumenty księgowe będą musiały być ewidencjonowane i przechowywane w formie cyfrowej – elektroniczne faktury, skany lub zdjęcia dokumentów tradycyjnych.
3. Wszystkie dane dla HMRC będą musiały być także cyfrowe. Więc wszelkie ewidencje papierowe, tabelki czy arkusze kalkulacyjne typu exel stracą rację bytu.
4. Oprogramowanie musi stać się kompatybilne z wymogami HMRC
Wszystko brzmi trochę groźnie ale nie trzeba panikować.
Jeśli jesteś systematycznym przedsiębiorcą który korzysta z usług biura księgowego to zmiany dotkną Cię w minimalnym stopniu.
Jeśli natomiast nie masz swojego księgowego to niestety albo musisz postarać się o zaakceptowany przez HMRC program księgowy lub podjąć współpracę z biurem księgowym.

Nasze biuro z założenia ukierunkowane jest na obsługę klientów za pośrednictwem internetu i już teraz działa w myśl zasad MTD – przyjmujemy i ewidencjonujemy dokumenty w formie cyfrowej.