Noty Prawne

Definicje

Biuro – Biuro Księgowe HandyTax Limited  – jest to podmiot zarządzający serwisem i w ramach niego sprzedający oferowane tam usługi. Firma jest zarejestrowana w Companies House pod numerem 09874043

Serwis – strona lub grupa powiązanych stron w domenie www.handytax.co.uk przez który Biuro sprzedaje swoje usługi

Klient – osoba lub inny podmiot który korzysta lub ma zamiar skorzystać z usług Biura

Administrator – osoba lub podmiot zajmujący się przetwarzaniem pozyskanych danych osobowych. Administratorem danych Klientów jest Biuro. Kontakt z administratorem serwisu.

Biuro w związku z zakresem sprzedawanych usług pozyskuje wyłącznie dane konieczne do wykonania danej usługi. Wykaz danych jakie pozyskuje Biuro w związku z wykonywaną usługą jest zazwyczaj znane Klientowi  lecz na specjalne żądanie może być podane w formie odrębnego dokumentu. Kontakt z administratorem serwisu.

Dane osobowe Klientów przetwarzane są w celach:

1. komunikacji z Klientem,
2. wykonania usługi,
3. przekazania danych stosownym podmiotom w związku ze zleconą przez Klienta usługą (np. HMRC, instytucje rządowe, samorządowe itp)
4. archiwalnych na wypadek konieczności dowodowej – w związku z działaniami podejmowanymi przez różnego rodzaju Instytucje (Policja, Sądy itp.),
5. marketingowych wyłącznie w zakresie oferowanych usług Biura.

Biuro pozyskuje dane osobowe wyłącznie od Klienta. W przypadku konieczności pozyskania ich od innych podmiotów może to nastąpić wyłącznie za zgodą Klienta.

Dane osobowe Klientów są przechowywane na lokalnych dyskach Biura w wersji cyfrowej. W razie potrzeby w wersji papierowej dane są przechowywane w zabezpieczonym miejscu. W określonych przypadkach w związku z koniecznością użycia do wykonania usługi specjalistycznego oprogramowania używanego przez Biuro, dane mogą także być przechowywane i/lub przetwarzane na serwerach zewnętrznych  Na żądanie Klienta Biuro poda dane podmiotu od którego oprogramowanie zostało zakupione lub wydzierżawione.

Dane Klientów będą archiwizowane przez okres 6 lat liczone od roku następnego po roku wykonania usługi a następnie zostaną zniszczone.

Klient ma prawo odmówić podania danych osobowych w części lub całości bez podania przyczyny. W tym przypadku nie będzie możliwe rozpoczęcie lub kontynuacja świadczenia usługi.

Klient może wnieść prośbę o zaprzestanie przetwarzania danych osobowych i/lub ich usunięcie – jednakże będzie to skutkować brakiem możliwości kontynuowania usługi przez Biuro. W tym przypadku Biuro dokona archiwizacji danych i zaniecha ich przetwarzania za wyjątkiem  konieczności działań dowodowych w związku z postępowaniami prowadzonymi przez instytucje państwowe (policja, sądy itp.) lub roszczeń Klienta w związku  z przedmiotową usługą.

Klient może wnieść o częściowe zaprzestanie przetwarzania danych osobowych (np. dotyczące działań marketingowych ).

Każdy wniosek musi być w formie pisemnej – tradycyjnej lub elektronicznej (mail, SMS)

Podstawa Prawna

GDPR (RODO)

• Klient ma prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
• Klient ma prawo do sprostowania i/lub usunięcia swoich danych,
• Klient ma prawo do ograniczenia przetwarzania swoich danych częściowo lub w całości,
• Klient ma prawo do przenoszenia swoich danych,
• Klient ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego.

Działalność naszego Biura polega głównie na pośredniczeniu pomiędzy Brytyjskim Urzędem Skarbowym – HMRC, a przedsiębiorcą w sprawach podatkowych (Tax) i związanych z ubezpieczeniem społecznym (National Insurance Contribution). Jesteśmy autoryzowanym agentem HMRC. Jednakże prawo wymaga aby móc reprezentować naszych Klientów – działać w ich imieniu –Biuro musi uzyskać pełnomocnictwo – autoryzację do reprezentowania w urzędzie HMRC.

Innymi słowy Klient za naszym pośrednictwem musi przekazać do HMRC wniosek /aplikację  o udzielenie autoryzacji. HMRC  po rozpatrzeniu wniosku  w okresie około dwu-tygodniowym przesyła do Klienta list zawierający unikalny kod autoryzacyjny. Jeśli w międzyczasie Klient nie zmienił zdania co do udzielenia nam autoryzacji to kopie listu z kodem przekazuje do naszego Biura. Chcielibyśmy nadmienić, iż kod autoryzacyjny ma swój termin ważności – zwykle 2 tygodnie od momentu nadania. Autoryzacja dotyczy szerokiego zakresu spraw – od podatkowych ( Annual Tax i VAT ) po sprawy pracownicze i ubezpieczeniowe – National Insurance Contribution, PAYE, CIS i inne – każda dziedzina wymaga odrębnej aplikacji. Autoryzacja jest jednorazowa na cały okres współpracy.

Autoryzacja może być w każdym momencie odwołana.

Działalność z zakresu usług księgowych należy do sektora finansowego. Dlatego też działalność naszego Biura podlega obowiązkowi rejestracji i nadzoru przez organy nadzorcze z zakresu przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Jednocześnie, jako Biuro Księgowe mamy obowiązek monitorowania działań naszych Klientów pod kątem spełniania przesłanek dotyczących prania pieniędzy.

Oznacza to, iż jesteśmy obowiązani do dołożenia staranności w przetwarzaniu uzyskanych danych, a gdy w naszym Biurze zostaną ujawnione transakcje spełniające przesłanki zawarte w definicji prania brudnych pieniędzy, powiadomione muszą być stosowne organy zajmujące się przeciwdziałaniem praniu brudnych pieniędzy.

Pranie pieniędzy oznacza wymianę pieniędzy lub aktywów uzyskanych w sposób przestępczy na pieniądze lub inne aktywa co do których można wskazać legalne źródło ich pochodzenia. Takie pieniądze nazywa się czyste lub wyprane. Czyste pieniądze lub aktywa nie mają już wtedy oczywistego związku z jakąkolwiek działalnością przestępczą. Pranie brudnych pieniędzy obejmuje również pieniądze, które są wykorzystywane do finansowania terroryzmu, niezależnie od tego, jak zostały uzyskane.